הדרך הטובה ביותר לכתוב מכתב לבקשת טובה (עם דוגמא)

תוכן עניינים:

הדרך הטובה ביותר לכתוב מכתב לבקשת טובה (עם דוגמא)
הדרך הטובה ביותר לכתוב מכתב לבקשת טובה (עם דוגמא)

וִידֵאוֹ: הדרך הטובה ביותר לכתוב מכתב לבקשת טובה (עם דוגמא)

וִידֵאוֹ: הדרך הטובה ביותר לכתוב מכתב לבקשת טובה (עם דוגמא)
וִידֵאוֹ: How To Win A Rhodes Scholarship | Doug Cutchins | TEDxNYUAD 2024, מרץ
Anonim

ישנם מקרים רבים בחייך בהם ייתכן שיהיה עליך לכתוב מכתב בקשה רשמי. בהתאם לכך, למידת הפורמט והטון הנכון של הגשת בקשה רשמית היא מיומנות חיים הכרחית. למרבה המזל, מכתבי בקשה בדרך כלל עוקבים אחר תבנית מוגדרת. לאחר שתלמד את הטכניקה הנכונה, כתיבת מכתבי בקשה לא תהיה שום בעיה.

צעדים

חלק 1 מתוך 2: הכנה לכתיבת מכתב בקשה

כתוב מכתב לבקש טובה שלב 1
כתוב מכתב לבקש טובה שלב 1

שלב 1. זהה את האדם המתאים לבקשה

פעמים רבות, חלק מהגשת הבקשה היא לברר מי האדם הנכון לפנות אליו. באופן כללי, עליך לשאול את האדם המוסמך ביותר למלא את בקשתך, וייתכן שיידרש עבודה רבה כדי לברר מי זאת.

  • אם אתה כותב לבקש טובה של חברה, ייתכן שיהיה עליך להתקשר למזכיר החברה כדי לזהות את האדם המתאים. קבל את שמו המלא, כתובתו, מספר הטלפון ושמו.
  • ייתכן שיהיה עליך לכתוב מכתב בקשה אחר כדי לשאול מישהו שאליו אתה צריך לכתוב. במקרה זה, עדיין בצע את השלבים הבאים לכתיבת מכתב בקשה.
כתוב מכתב לבקש טובה שלב 2
כתוב מכתב לבקש טובה שלב 2

שלב 2. למד את הפורמט של מכתב עסקי

מכתב הבקשה שלך צריך להשתמש בפורמט האות העסקי המתאים, מכיוון שכנראה זו בקשה רשמית. זה חל בין אם אתה שולח דוא ל או מכתב העתק. הכירו את הפורמט הבא והקפידו להשתמש בו בעת כתיבת מכתבכם.

  • מקם את שמך, כותרתך וכתובתך בצד שמאל למעלה של הנייר.
  • מקם את התאריך מתחת לזה.
  • שים את שם האדם, כותרתו וכתובתו מתחת לזה.
  • פנה לאדם כראוי. התחל עם "מר יקר" או "גברת יקרה"
  • יש שוליים בגודל 1 אינץ 'מסביב לנייר והשתמש במרווח יחיד. אל תכניס, פשוט השתמש ברווח כפול בין הפסקאות.
  • השתמש בגופן קל לקריאה כגון Times New Roman או Arial בגופן של 12 נקודות.
  • סיים ב"כבוד רב "ולאחר מכן השאר 4 שורות כדי שתוכל לחתום את שמך באופן ידני. מתחת לזה, הקלד את שמך ואת כותרתך.
כתוב מכתב לבקש טובה שלב 3
כתוב מכתב לבקש טובה שלב 3

שלב 3. השאירו מספיק זמן לבקשה

זכור שלכל מי שאתה כותב יש כנראה משימות אחרות לביצוע, כך שהבקשה שלך עשויה להימשך זמן מה. אם הבקשה שלך תלויה בזמן, הקפד לתת לנמען הודעה מוקדמת מספיק כדי לעבד אותה. באופן כללי, התרת שבוע לבקשות היא הנחיה טובה, אם כי משימות גדולות יותר עשויות להימשך זמן רב יותר.

לדוגמה, לא היית מבקש מכתב המלצה ממורה יומיים לפני סיום התשלום. זוהי בקשה בלתי סבירה. אם תכננת מראש, היית יודע שבקשות כאלה בדרך כלל דורשות שבועיים למלא

חלק 2 מתוך 2: כתיבת מכתבך

כתוב מכתב לבקש טובה שלב 4
כתוב מכתב לבקש טובה שלב 4

שלב 1. השתמש בברכה נכונה

יש לברך את מקבל המכתב ולפנות אליו כראוי.

  • "יקר" הוא הפתח המקובל לסגנון מכתב זה. פתיחות כמו "היי" או "שלום" אינן מתאימות ולא מקצועיות למכתב עסקי.
  • השתמש במר, גברת וגב 'לפי הצורך. לעולם אל תשתמש רק בשם הפרטי של מישהו.
  • אם אינך בטוח במינו של אדם, השתמש בשם המלא בברכה במקום מר או גברת לדוגמה, "קייסי סמית היקרה".
כתוב מכתב לבקש טובה שלב 5
כתוב מכתב לבקש טובה שלב 5

שלב 2. הציגו את עצמכם

אם זוהי בקשה בלתי מבוקשת, על הנמען לדעת מי מגיש את הבקשה. ערוך היכרות קצרה עם עצמך, כגון התפקיד/תפקיד או הארגון המזוהה שלך. זה יעזור לקורא שלך להבין מי מבקש את הבקשה.

  • ההקדמה שלך יכולה להיות רק משפט או שניים. אינך צריך לספק ביוגרפיה, אתה רק צריך לתת לנמען מושג מי אתה.
  • להצגת עצמך יש שני יתרונות. ראשית, זה מנומס. זכור, מי שאתה כותב אליו כנראה אינו חייב להיענות לבקשתך, כך שגינונים טובים יראו כי השקעת מאמץ והתאמץ ליצור עמו קשר. שנית, זיהוי עצמך יעזור לנמען להבין מי אתה ולעבד טוב יותר את בקשתך.
  • אם פגשת את האדם בעבר, זה עשוי לעזור להזכיר לו. לדוגמה, אתה יכול לכתוב: "נפגשנו בשבוע שעבר במשתה הספורט. שמחתי להכיר אותך."
כתוב מכתב לבקש טובה שלב 6
כתוב מכתב לבקש טובה שלב 6

שלב 3. ציין את הטוב שאתה מבקש

לאחר הצגת עצמך, התחל פסקה שנייה. ציין בנימוס, אך בבירור, את הטוב שאתה צריך. מלא גם את כל הפרטים הדרושים שהנמען יצטרך לענות לבקשתך, כמו תאריכים ושעות. אל תעשה זאת: דרש עזרה עם "אני צריך את עזרתך" או "שמעתי שאתה יכול לעשות זאת בשבילי"

עשה: בקש עזרה עם "האם זה אפשרי …" או "אודה לך אם תרצה …"

כתוב מכתב לבקש טובה שלב 7
כתוב מכתב לבקש טובה שלב 7

שלב 4. שמור על זה פשוט

אל תשתגע עם פירוט. אתה אמור להיות מסוגל להגיש את בקשתך בכמה משפטים. מה שהכי חשוב הוא שמה שאתה צריך אמור בבירור. אל תעשה זאת: כלול חנופה מיותרת או התנצלות.

עשה: כסה את כל המידע הדרוש, כגון מסגרת הזמן.

כתוב מכתב לבקש טובה שלב 8
כתוב מכתב לבקש טובה שלב 8

שלב 5. ספר למקבל שלך מדוע טובת החן חשובה

במקרים מסוימים, ייתכן שיהיה עליך לשכנע את הנמען כי עליו להיעתר לבקשתך. זה צריך ללכת גם בפסקה השנייה. יש להכין את כל הראיות התומכות שלך ולציין בקצרה מדוע בקשה זו חשובה, ומדוע הענקתה תסייע לנמען.

  • לדוגמה, ייתכן שאתה מבקש מחברה לתת חסות לאירוע שאתה מעלה. אתה יכול להדגיש כי החברה תקבל חשיפה טובה בכך. אתה יכול לומר: "אם היית מספק את המימון הדרוש, אנו נכריז על החברה שלך באירוע כנותנת חסות רשמית. זה ייתן לך חשיפה לקהילה וזיהוי החברה שלך עם מטרה טובה". אל תעשה: לחץ על מישהו עם "זה חשוב ביותר". או "זה באמת היה אומר לי את העולם".

    עשה: ספק מידע ספציפי כגון תאריך יעד או תמריץ קונקרטי.

כתוב מכתב לבקש טובה שלב 9
כתוב מכתב לבקש טובה שלב 9

שלב 6. הציעו לתת סיוע לנמען

הפגין תמיד את נכונותך לעבוד עם הנמען. אמירה פשוטה כמו "אנא יידע אותי אם אתה זקוק למידע נוסף" יכולה להראות לנמען שאתה מוכן לעבוד יחד ולהיות עזר ככל שתוכל. אל תעשה: לחץ על הקורא בהתייחסות לטובות העבר שעשית.

עשה: הכיר "אני מבין אם אינך מסוגל לעשות זאת."

כתוב מכתב לבקש טובה שלב 10
כתוב מכתב לבקש טובה שלב 10

שלב 7. סוגרים את המכתב בנימוס

כאשר ציינת את בקשתך וסיפקת את כל המידע הדרוש שהנמען עשוי להזדקק לו, סגור על פתק מנומס. הודו לנמען ששקלתם את בקשתכם, ואמרו כי אתם מצפים לשמוע חזרה. לאחר מכן סיימו בברכה נכונה כמו "בכנות".

לדוגמא: "תודה רבה על הזמן שהשקעת בבקשה זו. אני מצפה לשמוע ממך בעניין זה. בכבוד רב, ג'ון סמית."

כתוב מכתב לבקש טובה שלב 11
כתוב מכתב לבקש טובה שלב 11

שלב 8. הוסף הגהה למכתבך לפני שליחתו

לעולם אל תשלח מכתב ללא הגהה, במיוחד מכתב עסקי רשמי. כל שגיאת כתיב או דקדוק תגרום למכתב שלך להיראות לא מקצועי, ועלול להקטין את הסיכויים לקבל את בקשתך.

  • קרא את מכתבך עוד פעמיים לפני השליחה. כך תוכל לתפוס טעויות שעשית.
  • זה שאתה מקליד את המכתב שלך לא אומר שבדיקת האיות והדקדוק שלך יתפסו הכל. לעולם אל תסתמך אך ורק על תוכניות אלה. אתה עדיין צריך לקרוא הגהה בדרך המיושנת.

מכתבים לדוגמא

Image
Image

מכתב לדוגמה המבקש טובה

Image
Image

מכתב תבנית לטובת עסקים

מוּמלָץ: