כיצד לענות לשיחת טלפון מהבוס שלך (עם תמונות)

תוכן עניינים:

כיצד לענות לשיחת טלפון מהבוס שלך (עם תמונות)
כיצד לענות לשיחת טלפון מהבוס שלך (עם תמונות)

וִידֵאוֹ: כיצד לענות לשיחת טלפון מהבוס שלך (עם תמונות)

וִידֵאוֹ: כיצד לענות לשיחת טלפון מהבוס שלך (עם תמונות)
וִידֵאוֹ: איך כותבים מכתב רשמי בוורד 2024, מרץ
Anonim

שיחות טלפון נכנסות מהבוס שלך יכולות לעיתים לעורר תחושות חרדה, במיוחד אם הבוס שלך בדרך כלל גורם לך להרגיש עצבני ופחות בטוח. הדרכים הטובות ביותר לטפל בשיחות טלפון מהבוס שלך הן לתרגל כללי התנהגות טלפוניים מקצועיים בכל עת ולהישאר מוכנים לקבל משימות ושאלות הקשורות לעבודה שלך.

צעדים

חלק 1 מתוך 3: תרגול נימוסי טלפונים מקצועיים

ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 1
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 1

שלב 1. ענה לשיחת הטלפון תוך שניים עד שלושה צלצולים

זה גורם לך להיראות פרודוקטיבי ועסוק. מענה מוקדם מדי לטלפון יכול לגרום לך להיראות כאילו אתה לא עסוק מדי, בעוד שאתה מחכה זמן רב מדי לפני שהתשובה גורמת לכך שהשיחה אינה בעדיפות ראשונה.

במסגרת מקצועית, עליך לעשות זאת ללא קשר למי מתקשר אליך. אל תשמור זאת או כל נקודת נימוס טלפונית כאשר הבוס שלך יופיע במזהה המתקשר שלך, שכן כל עמית לעבודה, לקוח וספק יהיו קשובים יותר להתנהגות מנומסת מקצועית. בנוסף, לעולם אינך יכול לדעת בוודאות מתי ייתכן שהבוס שלך מתקשר מקו אחר

ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 2
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 2

שלב 2. השתמש בברכה מקצועית

כאשר אתה עונה לטלפון, השתדל להיות מקצועי ונעים. לדוגמה, אם שיחות נכנסות הן בדרך כלל מעמיתים אחרים בארגון שלך או אם אתה יודע שהבוס שלך נמצא בקצה השני של הקו, אמור, "זהו ג'ון סמית '. איך אני יכול לעזור לך היום?"

  • עבור ארגונים גדולים יותר עם מחלקות מרובות, ייתכן שתרצה לכלול גם את המחלקה שלך בברכתך: "זהו ג'ון סמית במכירות. איך אני יכול לעזור לך?"
  • כאשר אתה עונה לשיחת טלפון מקו חיצוני, עליך לציין את שם החברה שלך, גם אם אתה חושד שהבוס שלך הוא זה שמתקשר. לדוגמה, אתה יכול לומר, "אחר צהריים טובים! זהו ABC Widgets, ג'ון סמית 'מדבר. איך אני יכול לעזור לך?"
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 3
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 3

שלב 3. לבלוע מזון או לירוק מסטיק

עדיף לעשות זאת לפני שאתה עונה לטלפון, אך אם אינך יכול לעשות זאת בזמן, האפשרות הבאה שלך היא להשלים את הפעולה בצורה שקטה ודיסקרטית ככל האפשר. דיבור עם אוכל או מסטיק בפה יכול לגרום לך להישמע לא מקצועי, ולעתים קרובות יכול המתקשר לזהות אותו מהצד השני.

ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 4
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 4

שלב 4. דבר בצורה ברורה וישירה לתוך השופר שלך

זה מונע תקשורת שגויה בינך לבין הבוס שלך, מה שעלול לגרום לבעיות בהמשך הדרך. כמו כן, הבוס שלך עלול להיות מתוסכל אם יש לו בעיות בתקשורת איתך בגלל דיבור עמום ואיכות שמע ירודה.

כדאי גם לנסות לחייך תוך כדי שאתה עונה ומדבר בטלפון. רוב המתקשרים, כולל הבוס שלך, יכולים לשמוע חיוך דרך הקול והטון שלך. זה יכול לשקף טוב את הבוס שלך, במיוחד אם אתה עובד בתעשיות הקשורות למכירות ושירות לקוחות

ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 5
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 5

שלב 5. תנו לבוס שלכם את מלוא תשומת הלב

כאשר הבוס שלך בטלפון, הקפד לשים לב. תפסיק עם כל מה שאתה עובד עליו-גם אם זו משימה שהבוס שלך נתן לך קודם לכן-והיה מוכן להקשיב למה שהבוס שלך אומר.

ככלל, הימנע מלהגיב להפרעות חיצוניות כאשר הבוס שלך מדבר איתך. למשל, אם עמית לעבודה נכנס למשרד שלך בזמן שאתה מדבר בטלפון, מחווה בנימוס לטלפון שבידך כדי להצביע על חוסר היכולת הנוכחי שלך לדבר

חלק 2 מתוך 3: דיבור עם הבוס שלך

ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 6
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 6

שלב 1. רשום הערות תוך כדי שיחה עם הבוס שלך

זה עוזר לך להישאר מוכן במקרה שהבוס שלך נותן לך מידע חשוב כגון שעות, תאריכים, כתובות או הנחיות למשימה מסוימת. זה גם מאפשר לך לרשום את כל השאלות שיש לך לבוס שלך בתמורה.

  • שקול להחזיק פנקס ועט על שולחן העבודה שלך או במגירה העליונה, שם יהיה נגיש. החזקת פנקס בקרבת מקום תאפשר לך לרשום הערות לשיחות טלפון מתוכננות ולא מתוכננות.
  • אם אין ברשותך פנקס רשימות אך אתה יושב ליד המחשב שלך, תוכל לפתוח פתק ריק או מסמך לעיבוד תמלילים ולרשום באמצעותו. שים לב, עם זאת, שהבוס שלך יוכל לשמוע כל הקלדה רועשת שתעשה; יהיה עליך להקפיד במיוחד כדי להפגין האזנה פעילה, כך שהבוס שלך פחות יתהה אם לחיצות המקלדת שלך באמת קשורות לשיחה.
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 7
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 7

שלב 2. הישאר רגוע

קח כמה נשימות שקטות ועמוקות ולגום מים במידת הצורך כדי לעזור לך להישאר רגוע. ניתן לשמוע סימפטומים של חרדה בטלפון, במיוחד אם אתה נושם חזק, או שקולך נשמע עצבני ומטלטל. שמירה על קור רוח עוזרת גם לך להרגיש ולהישמע בטוחה יותר ושליטה.

  • אם אתה יודע שהבוס שלך עומד להתקשר, נסה לצאת לטיול קצר לפני כן כדי לשחרר אנרגיה עצבנית. אפילו טיול במשרד או במחלקה שלך יכול לעזור. רק וודא שחזרת עם הרבה זמן פנוי לשיחת הטלפון של הבוס שלך.
  • אם אתה צריך להירגע מיד לפני השיחה או במהלכה, נסה לנשום עמוק. שאפו בשקט ככל האפשר דרך האף לאורך טווח של ארבע עד חמש שניות; החזק עוד שלוש שניות, ואז נשוף בשקט על פני עוד ארבע עד חמש. החמצן המוגדל אמור לעזור לשחרר מתח ולנקות את דעתך.
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 8
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 8

שלב 3. תרגל הקשבה פעילה בכל עת

מכיוון שהבוס שלך לא מדבר אליך באופן אישי, חשוב שתבין בבירור את כל מה שהוא אומר לך בטלפון. אל תפחד לבקש מהבוס שלך לחזור ולהסביר דברים שלא שמעת או שהבנת נכון בפעם הראשונה.

למעשה, זה עשוי להיות רעיון טוב לבקש הבהרה או לאשר פרטים מעת לעת, גם אם יש לך הבנה ברורה של הוראות הבוס שלך. זה עשוי להיות פשוט כמו סיכום ההוראות במילים שלך לפני ניתוק. על ידי הפגנת הקשבה פעילה, אתה מבטיח לבוס שלך שאתה שם לב ומציג התנהגות מקצועית כוללת

ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 9
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 9

שלב 4. ענה בקצרה ולעניין

זה משדר מוכנות ומאפשר לבוס שלך להגיע לשורש השיחה עם מעט הסחות דעת. ברוב המקרים הבוס שלך עסוק, וכנראה רק רוצה מידע הנוגע לסיבה שהתקשר אליו. אלא אם הבוס שלך מבקש במיוחד את כל הפרטים, נסה לספק בדיוק מה שהבוס שלך רוצה.

שוב, זה לא אומר שאסור לבקש הבהרה לפי הצורך. סביר להניח שהבוס שלך עסוק, אך בדרך כלל עדיף להשקיע 60 שניות נוספות כעת בשאלתך מאשר לאלץ את עצמך או את הבוס שלך להשקיע שעות בתיקון הטעויות שלך בהמשך. אם יש לך יותר שאלות ממה שהזמן מאפשר, שקול לשאול את הבוס שלך אם יש עמית לעבודה אחר או סדרת הוראות כתובות שאליהם תוכל לפנות להבהרה נוספת

ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 10
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 10

שלב 5. עשו הנהנות ראש מילוליות במהלך השיחה

הנהנות ראש מילוליות הן אמירות כגון "כן", "בסדר", "אני מבין" ו"אני רואה " - כל אלה מצביעים על כך שאתה מקשיב באופן פעיל לבוס שלך.

כמובן שצריך להציב את הנהנות הראש המילוליות האלה כראוי בתוך השיחה. המתן להפסקה לאחר הוראה או הסבר לפני שאתה מעיר הערות מסוג זה

ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 11
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 11

שלב 6. שמור על גישה חיובית לאורך כל השיחה

בעל גישה חיובית ויכולה להראות לבוס שלך שאתה בטוח, כשיר ואינך מפחד להתמודד עם אתגרים הקשורים לעבודה. לדוגמה, אם הבוס שלך מתקשר לדבר על בעיה, דון ברזולוציות אפשריות שתוכל ליישם.

  • גם אם הבוס שלך מבקר את עבודתך או את התנהגותך, היה קשוב ככל האפשר. הכירו את הביקורת על ידי סיכומה במילים שלכם, ואז דנו בפתרונות אפשריים לנקודת הביקורת הזו. אתה יכול להביע כל חשש כנה שיש לך בנוגע להמשך, אך עליך להימנע מתירוצים לטעויות או בעיות בעבר.
  • כשאתה צריך להעלות חששות או להסביר בעיות עבר, אמור הצהרות "אני" במקום הצהרות "אתה". זה מונע מהבוס שלך לצאת להגנה ולהגיב באמירות זועמות או שליליות. לדוגמה, אם הבוס שלך מתקשר לדבר איתך על פרויקט שלא סיימת בזמן, אמור "נתקלתי בבעיות באיסוף משאבים" במקום "לא נתת לי את כל המשאבים בזמן".
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 12
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 12

שלב 7. תודה לבוס שלך שלקחת זמן להתקשר אליך

למרות שהבוס שלך התקשר אליך, ולא להיפך, להודות לבוס שלך שהתקשר אליך היא דרך מצוינת להביע הערכה לזמן שלו. לדוגמה, אמור "אני יודע שעובר עליך יום עמוס; תודה שהקדשת זמן להתקשר אלי."

זה נכון כמעט בכל שיחת טלפון עם הבוס שלך, אך חשוב במיוחד אם הבוס שלך התקשר להסביר פרויקט, להביע דאגה או להעביר ביקורת על עבודתך. המטרה היא להפגין את הלהיטות שלך לעשות עבודה טובה במשימות שניתנו לך, ולהודות לבוס שלך על זמנו מכיר בכך שהקריאה של הבוס שלך תהפוך את ביצוע העבודה הטובה לביצוע יותר

חלק 3 מתוך 3: מענה לשיחת טלפון לאחר השעות

ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 13
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 13

שלב 1. ענה לשיחה במידת האפשר

אם הבוס שלך מתקשר אליך לאחר שעות, עליך לענות לטלפון כל עוד זה לא מפריע לסדרי עדיפויות שאינם עובדים. זה נכון במיוחד אם התחלת בעבודה זו בחצי השנה האחרונה.

  • נכונות לתקשר עם הבוס שלך לאחר שעות עבודה רגילות תדגים את מסירותך לחברה ולתפקיד שלך.
  • עם זאת, אם אינך יכול לענות לטלפון, עליך להשיב לבוס שלך בהקדם האפשרי. באופן אידיאלי, פירוש הדבר להקשיב לכל הודעה קולית שנשארת ולהתקשר לבוס שלך תוך מספר דקות. בהתאם לתרבות החברה ואופי השיחה, ייתכן שתוכל לברוח עם הודעת טקסט מהירה או אימייל המסביר את העיכוב אם שיחת טלפון בלתי אפשרית.
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 14
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 14

שלב 2. בחן את תרבות החברה שלך

בחלק מהחברות, המעסיק שלך עשוי לצפות שתישאר בקשר באמצעות טלפון ודוא ל ללא קשר לשעה ביום או ליום בשבוע. למרות שזה עשוי להיראות לא הוגן, יהיה עליך לקבל זאת כחלק מתרבות החברה שלך אם ברצונך להמשיך לעבוד שם.

אם אינך בטוח מהו הפרוטוקול, התייעץ עם עמיתיך לעבודה. אתה עשוי ללמוד שזה מקובל בהחלט לדחות את התגובה במשך כמה שעות, או שתגלה שכולם עונים מיד. גלה מהי התגובה הצפויה והמשך

ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 15
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 15

שלב 3. הישאר חיובי ופעל בהתאם למצב

אתה תמיד צריך להיות מנומס וחיובי כאשר אתה מקשיב לבוס שלך, אפילו במהלך שיחה לאחר שעות. עם זאת, תצטרך להסתכל על כל סיטואציה בנפרד לפני שתקבע את התשובה הנכונה לה.

  • אם הבוס שלך מציע ביקורת כללית או הוראות, למשל, רשום הערות במהלך השיחה, אך אל תהסס לחדש את הפעולות הקודמות שלך ללא עבודה לאחר סיום השיחה. בדרך כלל תוכל לשמור את הפעולה לשעות העבודה הרגילות שלך אם העניין אינו דחוף.
  • מצד שני, אם הבוס שלך מתקשר אליך בנוגע למקרי חירום, יהיה עליך לטפל מיד במקרה החירום ובהתאם לרצונו של הבוס שלך.
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 16
ענה לשיחת טלפון מהבוס שלך שלב 16

שלב 4. העריך את שביעות הרצון הכללית שלך מהעבודה

הבוס שלך לא יכול לצפות שתהיה זמין 24/7 - אולם אין ערובה לכך שלבוס שלך יהיו ציפיות סבירות. אם הבוס שלך מתקשר אליך באופן קבוע לאחר שעות והדבר גורם לך לאומללות או לחרדה משמעותית, אולי הגיע הזמן לחשוב על חיפוש עבודה אחרת.

אתה יכול לנסות לכבות את הטלפון הסלולרי שלך כאשר אתה יודע שהבוס שלך מתקשר לאחר שעות העבודה, אך אם מקום העבודה שלך אינו מאוגד, אתה כנראה עובד "כרצונו" וניתן לסיים אותו בכל עת. הבוס שלך עשוי לסגת לאחר קבלת ההודעה שלא תענה לאחר שעות, אך ייתכן גם שהבוס שלך יגיב בפטר אותך

טיפים

  • התאמן במענה לשיחות טלפון מהבוס שלך במסגרת פרטית, כך שתוכל להרגיש בנוח יותר, בטוח יותר ומוכן בפעם הבאה שהוא יתקשר. התאמן לדבר עם הבוס שלך בעצמך, או עשה סדרת שיחות טלפון מדומות עם חברים ובני משפחה.
  • תקשר עם הבוס שלך באופן שישקף בצורה הטובה ביותר את התרבות של החברה שלך. למרות שהבוס שלך מתקשר אליך במיוחד כדי לדון בעסקים, זכור כי שיחות אישיות עם הבוס שלך הן הזדמנויות ליצור רושם טוב ומתמשך. צפה בשיחות טלפון מהבוס שלך כאינטראקציות חיוביות שיכולות להוביל להכרה עתידית ולהתקדמות במקום העבודה.

מוּמלָץ: