ביצוע שיחות טלפון עסקיות יכול להרגיש מעט מורט עצבים, במיוחד בהתחשב בכמה תקשורת מתרחשת כעת דיגיטלית. עם זאת, שום דבר לא יכול להחליף את הצליל של קול אנושי, ולפעמים פשוט יותר נוח לבצע שיחה. כל עוד אתה מדבר בנימוס ובטבעיות, כל אחד יכול להתמודד עם היסודות. אך כדי להפוך את השיחה ליעילה ככל האפשר, עליך לזהות את מטרתה לפני שאתה מרים את הטלפון, ולזכור זאת בזמן שאתה מדבר.
צעדים
חלק 1 מתוך 3: הכנה לשיחה
שלב 1. זהה את המטרה הספציפית של השיחה שלך
לדעת בדיוק למה אתה רוצה לדבר עם מישהו, ימנע ממך להרגיש עצבני להטריד אותו או לבזבז את זמנם, או אפילו סתם לשוטט. לפני שתבצע את השיחה, שקול לרגע מה מטרתה ורשום אותה. לדוגמה, אתה עשוי לחשוב:
- האם אתה צריך לקבל מידע?
- האם אתה רוצה למכור משהו, או לשכנע את האדם ברעיון?
- האם אתה צריך לבקש את עזרתו או תמיכתו של האדם?
שלב 2. הכינו נקודות כדורים לדברים שאתם צריכים להזכיר
קביעת סדר יום על מה אתה רוצה לדבר תעזור לשמור על השיחה שלך בדרך. "גיליון הרמאים" יכול גם לעזור לך להרגיש בטוח יותר, מכיוון שלא תשכח את מה שאתה צריך לציין. לדוגמה, אם אתה מתקשר כדי לבקש ממישהו לפגישה, אתה יכול לרשום:
- מטרת הפגישה.
- מתי והיכן תתקיים הפגישה.
- מה האדם עשוי לעשות לפני הפגישה.
שלב 3. חקור את האדם שאליו אתה צריך להתקשר
זה חשוב במיוחד אם אינך מכיר את המתקשר באופן אישי. גלה מה אתה יכול לגביהם מעמיתים, חיפושים באינטרנט, פרופילי מדיה חברתית וכו '.
- אם אתה יודע קצת על הרקע של האדם, אתה יכול להשתמש בידע זה לצ'יט צ'ט בתחילת השיחה. נסה להגיד משהו כמו, "אז עבדת בעבר עם לאנהם תעשיות, נכון? אתה בטח מכיר את דרו, נכון?"
- חקר המתקשר עוזר לך גם להימנע ממקרי זיוף. לדוגמה, אם אתה מגלה שלאדם יש קשרים עם אחד המתחרים שלך, היית מקפיד לא לבקר את המתחרה.
חלק 2 מתוך 3: שמירה על תכלית
שלב 1. התחל עם קצת התעסקות, אבל אל תגזים
התקשרו למספר, וציפו שהוא יצלצל מספר פעמים לפני שהאדם יאסוף. אמור "שלום" והציג את עצמך ומאיפה אתה מתקשר. זה מנומס להתחיל עם קצת צ'יט-צ'ט, במיוחד אם אתה מכיר את האדם, אבל אל תברח. שמור על זה רק כדקה בערך.
- אם אתה מכיר את האדם, תוכל להתחיל במשהו כמו: "אז אליסה, בפעם האחרונה שדיברנו עבדת על פרויקט ההרחבה הזה. איך זה הולך?"
- אם אתה לא מכיר את האדם הזה, פשוט היצמד למשהו פשוט כמו "אני מקווה שאתה מצליח היום".
שלב 2. הימנע משפה משוגעת
לשאול דברים כמו "האם זה זמן טוב להתקשר?" או להגיד דברים כמו "אני רק מתקשר ל …" גורם לך להישמע כאילו אין מטרה ברורה וחשובה לשיחתך. שמור את ההערות לגבי מטרת השיחה שלך לפניך, והיה בטוח שיש לך סיבה לגיטימית להתקשר.
אם זה באמת לא זמן טוב לדבר, האדם יודיע לך בכל זאת
שלב 3. התחל לעסוק בשיחתך
לאחר היכרות והתלבטויות, עברו למטרה האמיתית של השיחה שלכם. רק אל תהפוך את המעבר לפתע או ברור מדי. נסה להתייחס למטרת השיחה שלך כמו:
- ”ובכן זה נהדר להתעדכן באנטוניו. אני קורא ל…"
- ”אני שמח לשמוע שאתה מצליח. אני קורא ל…"
שלב 4. הקפד לשאול שאלות
אם רק תפציץ את האדם במידע, תרגיש שהשיחה סוחפת וחד צדדית. במקום זאת, עצור ושאל שאלות ידע ולאחר מכן כדי לגרום לאדם להרגיש כלול ולייצר קשר. לדוגמה, נסה דברים כמו:
- "אנחנו חושבים לקבוע פגישה קבוצתית ב -28. איך זה נשמע לך, ביאטריס?"
- אנו מקווים שנפגיש את כל מנהלי מחלקות הסניפים לדון באסטרטגיה לרבעון הבא. יש לך רעיונות לזה, ביאטריס?"
שלב 5. רשמו הערות במהלך השיחה
לרשום דברים כשאתה מדבר עם האדם יש מספר יתרונות. זה יכול לעזור לך להקשיב בתשומת לב לכל מה שהמתקשר אומר, למשל. הוא משמש גם כתיעוד של השיחה, למקרה שתצטרך לבצע כל פעולות המשך או לדווח על מישהו אחר על השיחה.
שלב 6. הבהר את כל פעולות המעקב הדרושות
אם אתה צריך לברר מידע כלשהו ולחזור לאדם, רשום זאת. באופן דומה, אם אתה צריך שהאדם יעשה משהו ויחזור אליך מאוחר יותר, וודא שהוא מבין זאת. בכל מקרה, הקפד לציין זאת בבירור לפני שתסיים את השיחה. לדוגמה, אתה יכול לומר:
- "אז קארל, אני אבדוק מול הספקים שלנו לגבי פרק זמן למשלוח, ואחזור אליך בעניין, בסדר?"
- "בסדר, ג'סטינה, אם תוכל לבדוק את לוח הזמנים ולחזור אלי עם כמה שעות פגישה אפשריות עד סוף השבוע, זה יהיה מצוין, בסדר?"
חלק 3 מתוך 3: תרגול נימוסי טלפונים טובים
שלב 1. דבר ברורה וחייך כמוך
קל להרגיש חרדה כשאתה צריך לבצע שיחה חשובה. אבל אם אתה מדבר מהר מדי או ממלמל, השיחה לא תצליח. הקפד לנשום באופן טבעי בזמן שאתה מדבר. לחייך תוך כדי דיבור גם יעזור לך להישמע טבעי יותר, גם אם האדם לא יכול לראות אותך.
שלב 2. שאל את האדם לפני העברת שיחה או השהייתו
אם אתה צריך לעשות את אחד מהדברים האלה, שאל אותם אם זה בסדר קודם כל. אל תניח שהם רוצים להעביר אותם, או שיהיה להם זמן להחזיק.
- נסה להגיד משהו כמו "ליאם, האם זה בסדר אם אשים אותך לרגע בזמן שאבדוק עם כריסטין על זה?"
- אם אכן עליך להשהות מישהו, למעשה השתמש בתכונת "החזק" של הטלפון. לעולם אל תשאיר את הקו פתוח.
- בדוק מעת לעת עם האדם אם זה עומד להיות ארוך.
- תודה להם על ההמתנה כשאתה מרים את הטלפון שוב.
שלב 3. אמור לאדם שתבדוק כל דבר שאינך בטוח לגביו
אתה יכול להגיע למצב שהאדם שואל על משהו שאתה לא יודע את התשובה אליו. אם זה קורה, אל תתבאס. עם זאת, אל תגיד פשוט "אני לא יודע", מכיוון שזהו מבוי סתום. במקום זאת, אמור לאדם משהו כמו "אין לי את התשובה לזה כרגע, אבל אני אבדוק את זה ואחזור אליך."
אם אתה מבטיח לחזור לשיחה, שמור על ההבטחה
שלב 4. סיימו בהודות לאדם על שיחתו
זה רק אדיב להודות לאדם שהקדיש את הזמן לדבר איתך. הקפד לסיים במשהו כמו "תודה רבה שדיברת איתי. שיהיה לך יום טוב!" אנשים יזכרו את המחוות הקטנות האלה.
טיפים
- אם עליך להשאיר הודעה, הקפד לספק את שמך (כתיב במידת הצורך), יחד עם פרטי ההתקשרות שלך.
- זכור תמיד להודות לאדם בשורה השנייה. זה מראה כבוד.