איך כותבים תזכיר (עם תמונות)

תוכן עניינים:

איך כותבים תזכיר (עם תמונות)
איך כותבים תזכיר (עם תמונות)

וִידֵאוֹ: איך כותבים תזכיר (עם תמונות)

וִידֵאוֹ: איך כותבים תזכיר (עם תמונות)
וִידֵאוֹ: המדריך לביטוח רכב סרטון חובה לכל מי שקונה ביטוח חובה ומקיף לרכב 2024, מרץ
Anonim

תזכורות הן דרך מצוינת להעביר לעובדים או לעמיתים החלטות גדולות או שינויי מדיניות. חשוב שתיקח את הזמן כדי ליצור תזכיר טוב כך שהמסר שלך יתגלה איך שאתה רוצה.

צעדים

תזכורות לדוגמא

Image
Image

תזכיר לדוגמא ללקוחות

תמיכה ב- wikiHow ו לפתוח את כל הדגימות.

Image
Image

תזכיר לדוגמא לבוס

תמיכה ב- wikiHow ו לפתוח את כל הדגימות.

Image
Image

תזכיר לדוגמא לעמיתים לעבודה

תמיכה ב- wikiHow ו לפתוח את כל הדגימות.

חלק 1 מתוך 4: כתיבת כותרת התזכיר

כתוב תזכיר שלב 1
כתוב תזכיר שלב 1

שלב 1. הקלד "MEMORANDUM" בראש הדף

ציין כי מסמך זה הינו תזכיר מלכתחילה. תייג את הדף "MEMORANDUM" בגובה 3.8 אינץ '(3.8 ס"מ) מהחלק העליון של הדף. שים את המילה מודגש בשורה הראשונה. אתה יכול למרכז אותו על קו זה או ליישר אותו שמאלה. תוכל גם לבחור להגדיל את הגופן למילה זו.

רווח כפול בין שורה זו לשורה הבאה של הכותרת

כתוב תזכיר שלב 2
כתוב תזכיר שלב 2

שלב 2. פנה לנמען כראוי

תזכיר הוא תקשורת עסקית רשמית, וכדאי לפנות גם לקורא באופן רשמי. השתמש בשם ובכותרת המלאים של האדם שאליו אתה שולח את התזכיר.

אם אתה שולח תזכיר לכל הצוות, תוכל לכתוב: "TO: כל העובדים"

כתוב תזכיר שלב 3
כתוב תזכיר שלב 3

שלב 3. הוסף נמענים נוספים בשורת ה- CC

השורה "CC" מציינת מי יקבל "העתק אדיבות" של התזכיר. זה לא האדם שאליו מופנה התזכיר. במקום זאת, מדובר במישהו שאולי יצטרך להישאר מעודכן לגבי מדיניות או נושאים שאתה מתייחס אליהם בתזכיר.

כתוב תזכיר שלב 4
כתוב תזכיר שלב 4

שלב 4. כתוב את שמך בשורה "מאת"

הכותרת צריכה לכלול מי כותב ושולח את התזכיר. שמך המלא וכותרת התפקיד שלך נכנסים בשורה זו.

כתוב תזכיר שלב 5
כתוב תזכיר שלב 5

שלב 5. כלול את התאריך

כתוב את התאריך המלא, איות החודש כולל התאריך והשנה. לדוגמה, כתוב: "DATE: 5 בינואר 2015" או "DATE: 5 בינואר 2015".

כתוב תזכיר שלב 6
כתוב תזכיר שלב 6

שלב 6. בחר ביטוי ספציפי לשורת הנושא

שורת הנושא נותנת לקורא מושג על מה התזכיר עוסק. היה ספציפי אך תמציתי.

לדוגמה, במקום לכתוב "נמלים" לנושא, היה ספציפי יותר על ידי כתיבת "בעיה בנמלים במשרד"

כתוב תזכיר שלב 7
כתוב תזכיר שלב 7

שלב 7. עיצב את הכותרת כראוי

הכותרת צריכה להיות בחלק העליון של הדף, מיושרת לצד השמאלי של הדף. השתמש באותיות רישיות במילים "TO:", "FROM:", "DATE:" ו- "SUBJECT:".

  • כותרת לדוגמא תיראה כך:

    TO: שם ותפקיד של הנמען

    FROM: שמך ותפקידך

    DATE: תאריך מלא בו נכתב התזכיר

    נושא: (או RE:) על מה התזכיר עוסק (מודגש בצורה כלשהי)

  • בעת בניית הכותרת, הקפד להכפיל את המרווח בין החלקים וליישר את הטקסט.
  • תוכל לבחור להוסיף שורה מתחת לכותרת שעוברת לאורך כל הדף. זה יפריד בין הכותרת לגוף התזכיר.

חלק 2 מתוך 4: כתיבת גוף התזכיר

כתוב תזכיר שלב 8
כתוב תזכיר שלב 8

שלב 1. שקול מי הקהל צריך להיות

על מנת לגרום לאנשים לקרוא ולהגיב על התזכיר, חשוב להתאים את הטון, האורך ורמת הפורמליות של התזכיר לקהל שיקרא אותו. פעולה זו ביעילות דורשת שיש לך מושג טוב למי מיועד התזכיר.

  • חשוב על סדרי העדיפויות והחששות של הקהל שלך.
  • נסה לצפות כל שאלה שיש לקוראים שלך. סיעור מוחות של כמה תוכן לתזכיר, כגון דוגמאות, הוכחות או מידע אחר שישכנע אותם.
  • התחשבות בקהל מאפשרת לך גם להיות רגיש לכלול מידע או רגשות שאינם הולמים את הקוראים שלך.
כתוב תזכיר שלב 9
כתוב תזכיר שלב 9

שלב 2. דלג על הצדעה רשמית

תזכיר אינו מתחיל בהצדעה כמו "מר אדוארדס היקר". במקום זאת, צלול ישירות לקטע הפתיחה שלך המציג את הנושא שאתה דן בו בתזכיר.

כתוב תזכיר שלב 10
כתוב תזכיר שלב 10

שלב 3. הציגו את הבעיה או הנושא בפסקה הראשונה

תן להם בקצרה את ההקשר מאחורי הפעולה שאתה רוצה שהם יעשו. זה קצת דומה לאמירת תזה, שמציגה את הנושא ומציינת מדוע זה חשוב. אתה יכול גם לראות את ההקדמה כתקציר או סיכום של התזכיר כולו.

כהנחיה כללית, הפתיחה צריכה לכלול כפסקה אחת

כתוב תזכיר שלב 11
כתוב תזכיר שלב 11

שלב 4. לדוגמה, תוכל לכתוב:

"החל מה -1 ביולי 2015, תאגיד XYZ תיישם מדיניות חדשה בנושא כיסוי בריאותי. כל העובדים יקבלו כיסוי בריאות וישתכרו מינימום של 15 $ לשעה ".

כתוב תזכיר שלב 12
כתוב תזכיר שלב 12

שלב 5. תן הקשר לנושא הנדון

ייתכן שהקורא שלך יזדקק למידע רקע על הבעיה אליה אתה מטפל. תן קצת הקשר, אבל היה קצר ורק ציין את מה שצריך.

אם זה רלוונטי, המשך את התזכיר שלך על ידי הצהרת מדוע המדיניות מיושמת. לדוגמה, תוכל לכתוב: "ממשלת המחוז הצביעה לחייב את כל העובדים במחוז לקבל שכר מינימום של 15 $ לשעה."

כתוב תזכיר שלב 13
כתוב תזכיר שלב 13

שלב 6. תמכו בדרך הפעולה שלכם בקטע הדיון

תן סיכום קצר של הפעולות שיושמו. תן הוכחות וטעמים הגיוניים לפתרונות שאתה מציע. התחל במידע החשוב ביותר, ולאחר מכן עבר לעובדות ספציפיות או תומכות. ציין כיצד הקוראים ירוויחו מביצוע הפעולה שאתה ממליץ עליה, או יקופח מחוסר פעולה.

  • אתה מוזמן לכלול גרפיקה, רשימות או תרשימים, במיוחד במזכרים ארוכים יותר. רק להיות בטוח שהם באמת רלוונטיים ומשכנעים.
  • לתזכירים ארוכים יותר, שקול לכתוב כותרות קצרות המבהירות את התוכן של כל קטגוריה. לדוגמה, במקום לציין "מדיניות", כתוב "מדיניות חדשה בנוגע לעובדים במשרה חלקית". היו ספציפיים וקצרים בכל כותרת, כך שהנקודה הבסיסית של התזכיר שלכם תהיה גלויה לקורא מיד.
כתוב תזכיר שלב 14
כתוב תזכיר שלב 14

שלב 7. הצע את הפעולות שהקורא צריך לבצע

תזכיר הוא קריאה לפעולה בנושא מסוים, בין אם מדובר בהודעה על מוצר חדש של החברה, מדיניות חדשה בנוגע לדוחות הוצאות או הצהרה על האופן שבו החברה מטפלת בבעיה. חזור על הפעולה שעל הקורא לנקוט בפסקת הסיום או המשפט.

  • לדוגמה, תוכל לכתוב "כל העובדים חייבים להשתמש במערכת הנהלת החשבונות החדשה עד ה -1 ביוני 2015."
  • זה יכול לכלול גם כמה ראיות לגיבוי ההמלצות שלך.
כתוב תזכיר שלב 15
כתוב תזכיר שלב 15

שלב 8. סגור את התזכיר בסיכום חיובי וחם

הפסקה האחרונה של התזכיר צריכה לשחזר את השלבים הבאים לטיפול בבעיה הנדונה. היא צריכה לכלול גם הערה חמה שמדגישה את הסולידריות של הארגון.

  • תוכל לכתוב, "אשמח לדון איתך בהמלצות אלה בהמשך ולעקוב אחר כל החלטה שתקבל."
  • אתה יכול לסיים במשהו כמו, "אנו שמחים על הרחבת קו המוצרים הזה. אנו בטוחים שזה יגדיל את העסק שלנו ויהפוך את החברה לעסק בר קיימא יותר ".
  • זה צריך להיות באורך של משפט אחד עד שניים.

חלק 3 מתוך 4: סיום התזכיר

כתוב תזכיר שלב 16
כתוב תזכיר שלב 16

שלב 1. פרמט את התזכיר כראוי

השתמש בפורמט סטנדרטי לתזכיר כדי לוודא שהוא קל לקריאה. השתמש בגופן בן 12 נקודות כגון Times New Roman או Arial. השתמש בשוליים של סנטימטר אחד בצד שמאל, ימין ותחתון.

השתמש בפסקאות בסגנון בלוק. רווח כפול בין פסקאות. אין להכניס כל פסקה

כתוב תזכיר שלב 17
כתוב תזכיר שלב 17

שלב 2. הגהה את התזכיר שלך

בדוק וערוך את התזכיר כדי לוודא שהוא ברור, תמציתי, משכנע וללא שגיאות. בדוק שאתה עקבי בסוג השפה שבה אתה משתמש. סלק מילים מלומדות מיותרות או ז'רגון טכני.

  • סקור שגיאות כתיב, דקדוק ושגיאות תוכן. שימו לב במיוחד לשמות, תאריכים או מספרים.
  • בדוק כי הוא אינו ארוך מדי וגזור כל חומר זר.
כתוב תזכיר שלב 18
כתוב תזכיר שלב 18

שלב 3. כתוב ביד את ראשי התיבות שלך בשמך

תזכיר אינו כולל שורת חתימה. אך עליך לאתחל את התזכיר בעט בכותרת. כתוב את ראשי התיבות שלך ליד שמך. זה מצביע על כך שאישרת את התזכיר.

כתוב תזכיר שלב 19
כתוב תזכיר שלב 19

שלב 4. השתמש במכתבי תזכיר

ייתכן שיש לך נייר מכתבים מיוחד המיועד לתזכירים, או שתשתמש במכתבי עסקים רגילים.

אם אתה יוצר מסמך דיגיטלי (לשימוש למשלוח דוא"ל), ייתכן שתרצה ליצור נייר מכתבים משלך במסמך Word הכולל את לוגו החברה ופרטי יצירת קשר בסיסיים. השתמש בזה כתבנית התזכיר שלך עבור כל תזכיר שאתה שולח

כתוב תזכיר שלב 20
כתוב תזכיר שלב 20

שלב 5. בחר את אופן המשלוח שלך

קבע את הדרך הטובה ביותר להפיץ את התזכיר שלך. מומלץ להדפיס עותקים קשיחים של התזכיר ולהפיץ אותו כך. תוכל גם לשלוח אותו בדוא ל.

אם אתה שולח את התזכיר שלך בדוא"ל, ייתכן שתרצה לעצב את הדוא"ל שלך ב- HTML. לחלופין, תוכל לשמור את התזכיר כקובץ PDF ולצרף אותו לדוא"ל שלך

חלק 4 מתוך 4: שימוש בתבניות תזכיר

כתוב תזכיר שלב 21
כתוב תזכיר שלב 21

שלב 1. חפש תבניות תזכיר

שקול אם אתה רוצה להשתמש בתבנית במקום לכתוב תזכיר מאפס. אם כן, דרך הפעולה הראשונה שלך צריכה להיות חיפוש באינטרנט אחר כמה תבניות תזכורות טובות. ל- Microsoft Word יש גם תבניות תזכורות. התבניות בדרך כלל כולן את אותו עיצוב בסיסי, אך הן עשויות להשתמש בגופנים, גדלים ועיצובים שונים.

  • הורד את התבנית המתאימה ביותר לצרכים שלך.
  • הקפד לקרוא את תנאי השימוש לפני שתשתמש בתבניות ממקור אינטרנט.
כתוב תזכיר שלב 22
כתוב תזכיר שלב 22

שלב 2. פתח את התבנית שהורדת במחשב שלך

לאחר שתלחץ על כפתור ההורדה, התבנית תורד אוטומטית למחשב שלך או שתעשה מספר צעדים כדי להתחיל בהורדה. הוא מוריד כקובץ zip, לכן עליך לפתוח את הקובץ ולאחר מכן לפתוח אותו ב- Microsoft Word.

מומלץ להשתמש בגרסה העדכנית ביותר של Microsoft Word על מנת להבטיח שלא תתקלו בבעיות תוכנה בלתי צפויות ושהתבנית תפעל כפי שתוכננה לפעול. אם אתה פועל בגירסה ישנה יותר של Microsoft Word, פשוט עדכן את התוכנה לפני הורדת תבניות כלשהן

כתוב תזכיר שלב 23
כתוב תזכיר שלב 23

שלב 3. הגדר את הכותרת שלך

זכור כי כל התבנית ניתנת לשינוי. אתה יכול להתאים אישית כל חלק בתבנית התזכיר כך שיתאים לצרכים הספציפיים שלך. לדוגמה, תוכל להוסיף את הלוגו שלך ואת סימן זכויות היוצרים בחלק הכותרת של התבנית. פשוט לחץ על סעיף הכותרת והקלד את פרטי החברה שלך.

כתוב תזכיר שלב 24
כתוב תזכיר שלב 24

שלב 4. מלא את השדות בכותרת התבנית

הקפד למלא את השדות "TO" ו- "FROM", וכן את השדות "CC" ו- "SUBJECT". היזהר בעת מילוי השדות כדי לוודא שלא דילגת על שום שדה, השאר חלקם ריקים, או שלא טעית בהקלדה במקום כלשהו בדרך.

כתוב תזכיר שלב 25
כתוב תזכיר שלב 25

שלב 5. הקלד את ההודעה שלך

כתוב את חלק ההקדמה, ההקשר, הדיון והתמצית של התזכיר בגוף. אם תרצה, תוכל להשתמש בנקודות או ברשימות כדי לסדר מידע.

  • שמור על עיצוב התבנית. זה יבטיח כי יישור הפסקה שלך תקין ויש לך את השוליים והגודל הגופן הנכונים.
  • במידת הצורך, תוכל אפילו להתאים אישית את התזכיר לשימוש בטבלה. לפעמים זה רעיון טוב, במיוחד אם שימוש ברשימת כדורים או משהו דומה גורם לתזכיר להיראות צפוף מדי או קשה לקריאה.
  • ודא שמחקת כל מילה שכבר הייתה בתבנית. כמו כן, הגה בעיון את התזכיר לפני שליחתו.
כתוב תזכיר שלב 26
כתוב תזכיר שלב 26

שלב 6. הקפד לבדוק את הכותרת התחתונה

הכותרת התחתונה היא החלל בתחתית הדף המכיל לעתים קרובות מידע נוסף. תוכל לכלול כאן את פרטי החברה שלך או פרטי התקשרות אישיים. חשוב שתיקח את הזמן כדי לוודא שמידע זה נכון. הדבר האחרון שאתה רוצה שיקרה הוא לכתוב תזכיר מצוין ואז להחזיק בפרטי יצירת קשר שגויים או שהמידע הזה יחסר לגמרי.

כתוב תזכיר שלב 27
כתוב תזכיר שלב 27

שלב 7. התאם אישית את המראה שלך

אחד הדברים הכי מושכים בתבנית הוא שאפשר אפילו לשנות את צבע המסמך. זה מאפשר לך לממש מידה מסוימת של אישיות וגורם למסמך כולו להתבלט בצורה מדויקת יותר. הוא גם מאפשר לך לבחור צבע המתאים למצב הקיים על מנת להבטיח שהתזכיר יהיה מרשים מבחינה ויזואלית, אך מקצועי.

כתוב תזכיר שלב 28
כתוב תזכיר שלב 28

שלב 8. שמור את התזכיר כמסמך ייחודי

הקפד לשמור עותק של תזכיר זה. אז יהיה לך מסמך גיבוי דיגיטלי המספק הוכחה לתקשורת העסקית שלך.

כתוב תזכיר שלב 29
כתוב תזכיר שלב 29

שלב 9. שמור את התבנית כך שתוכל להשתמש בה שוב

בכל פעם שתצטרך להשתמש בתזכיר לנושא מעט שונה בעתיד, פשוט שנה כל שדה כך שיתאים לנושא התזכיר המסוים. זה יחסוך לך זמן וגם יעזור לך ליצור תזכיר עקבי שהוא מקצועי ושימשוך את תשומת הלב של אנשים כך שהתזכיר יקרא בצורה מהירה.

טיפים

  • אל תיתן יותר מדי למה. חשוב להסביר מדוע אתה רוצה שמשהו ייעשה, אך אל תגזים.
  • תזכורות צריכות להיות קצרות תמיד.

מוּמלָץ: