כיצד לכתוב דו"ח התקדמות (עם תמונות)

תוכן עניינים:

כיצד לכתוב דו"ח התקדמות (עם תמונות)
כיצד לכתוב דו"ח התקדמות (עם תמונות)

וִידֵאוֹ: כיצד לכתוב דו"ח התקדמות (עם תמונות)

וִידֵאוֹ: כיצד לכתוב דו
וִידֵאוֹ: תנו ל- Moodle לעבוד בשבילכם! 2024, מרץ
Anonim

דוחות התקדמות הם חלק חשוב בניהול הפרויקטים, בין אם זה עבודת הדוקטורט שלך או פרויקט בעבודה. יהיה עליך להשתמש בהם כדי לעדכן את המפקחים שלך, עמיתיך או לקוחותיך לגבי הפרויקט שאתה עובד עליו. אתה תתמקד במה שהשגת ומה עוד צריך לעשות.

צעדים

חלק 1 מתוך 3: תחילת התהליך

כתוב דו
כתוב דו

שלב 1. גלה מה מטרתך להצעה

ישנן מגוון סיבות שונות שמישהו מבקש ממך לכתוב דו ח התקדמות. ברור שלכל אחד מהם זה להראות איזו התקדמות השגת בפרויקט ספציפי. עם זאת, ישנם סוגים שונים של הצעות שעליך לשקול.

  • דו"ח ההתקדמות של תוכנית מחקר או פרויקט עומד להיות מעט שונה מזה של פרויקט בעבודה. במקרה זה סביר יותר שתצטרך לצטט מידע ופחות תצטרך לשקול דברים כמו עלות (אם כי לא תמיד).
  • דוח עבודה ללקוח יקרא בצורה קצת שונה מאשר לממונה בעבודה. יהיה עליך לשקול מדוע אתה כותב עבורם את הדוח הזה.
כתוב דו
כתוב דו

שלב 2. התייחס לקהל שלך

לאחר שמסרת את מטרת כתיבת דו ח ההתקדמות שלך, עליך לשקול את סוגי הדברים שהקהל שלך יצטרך לדעת בדוח. למרות שבכל דוחות ההתקדמות יש דברים כלליים שהם נוטים לכלול, עליך לשקול את הפרטים:

  • כיצד הקוראים שלך מחוברים לפרויקט? כיצד תשפיע עליהם תוצאות הפרויקט? (החיבור וכיצד הם מושפעים יהיה שונה אצל המפקד שלך מאשר עבור הלקוח, למשל.)
  • שקול איזו החלטה הקוראים שלך יצטרכו לקבל לאחר קריאת דו"ח ההתקדמות (איזו תמיכה, כסף, זמן הם משקיעים, למשל.
  • שקול את המידע שהקורא שלך יצטרך לדעת כדי לפקח ולהשתתף בפרויקט בצורה יעילה. אילו היבטים טכניים של הפרויקט הם יצטרכו לדעת. האם הם מרגישים בנוח עם ז'רגון טכני?
כתוב דו
כתוב דו

שלב 3. החליטו על הדרך הטובה ביותר לתקשר עם הקהל שלכם

דו ח התקדמות אינו רק מסמך כתוב שאתה שולח לממונה או על הפרופסור שלך. זה יכול ללבוש מספר צורות בהתאם למה שצריך.

  • דו"ח התקדמות יכול להיות דו"ח בעל פה קצר בישיבות צוות שבועיות או חודשיות.
  • זה יכול להיות מיילים תקופתיים לעמיתים.
  • זה יכול להיות תזכירים רשמיים או לא פורמליים למפקחים.
  • זה יכול להיות גם דיווחים רשמיים עבור לקוחות או סוכנויות ממשלתיות.
כתוב דו
כתוב דו

שלב 4. בדוק עם המפקח שלך

אלא אם כן כתבת דו ח התקדמות ספציפי זה בעבר (במקרה כזה, מדוע אתה כאן?), תרצה לקבל הנחיות רבות מהממונים עליך. ייתכן שיש פורמט ספציפי בו החברה שלך משתמשת, ובמקרה זה תרצה להיות בטוח שאתה פועל לפי הכללים.

כתוב דו
כתוב דו

שלב 5. שקול את הטון שלך

לא כל דיווחי ההתקדמות צריכים להיות רשמיים. למעשה, דיווחים פנימיים לעמיתים או למפקחים נוטים לרוב להיות לא פורמליים יותר. זו הסיבה שחשוב כל כך לבדוק עם המפקח שלך מה הם כנראה מחפשים.

  • כשמדובר במידע עבור לקוח או סוכנות ממשלתית, או מועצת סקירת תזה, אתה טועה בצד הרשמיות.
  • לא משנה הרשמיות או הבלתי פורמליות של הטון שלך אתה רוצה שיהיה ברור, ממוקד וכנה.

ציון

0 / 0

חידון חלק 1

מה עליך לקחת בחשבון לגבי הקורא שלך לפני שתתחיל לכתוב את הדוח שלך?

כיצד תשפיע עליהם תוצאות הפרויקט?

סגור! אם אתה יודע כיצד פרויקט זה ישפיע על הקהל שלך, יהיה לך קל יותר לקבוע איזה מידע לכלול ובאיזה הקשר. לדוגמה, אם יש הרבה כסף על הקו, אתה יכול להרגיע אותם עם התוכניות שלך או דפוסי הצמיחה הנוכחיים שלך. ובכל זאת, זה לא הדבר היחיד שצריך לחשוב עליו. יש אפשרות טובה יותר בחוץ!

אילו בחירות יתבקשו הקוראים שלכם לבצע לאחר קריאת הדוח?

כִּמעַט! בהחלט חשוב לטפל ולהקל על החששות שיש לקהל שלך. אם אתה מחפש מימון, תמיכה, משאבים או אישור, דן כיצד המסלול שלך ישפיע על נושאים אלה ונסה להכין תשובות לשאלות לפני שהם עולים. עם זאת, ישנן דרכים אחרות להתכונן. יש אפשרות טובה יותר בחוץ!

כמה הקהל שלך יודע על הפרויקט או הנושא?

נסה שוב! זהו נושא שחשוב לזכור, במיוחד אם אתה מדווח לממונה ישיר. אתה רוצה לוודא שהם מכירים את כל המונחים הטכניים שבהם אתה משתמש ושהם מבינים את גבולות הפרויקט. אבל זה לא כל מה שאתה צריך לדעת לפני שתתחיל לכתוב את הדוח שלך. נחש שוב!

כל מה שרשום לעיל.

נכון! לפני שאתה מתיישב לכתוב את דו ח ההתקדמות שלך, תרצה להיות מסוגל לענות על כמה שאלות חשובות מאוד. ככל שתדע יותר על הקהל שלך ועמדתו לגבי מרכיבי הפרויקט שלך, כך יהיה לך קל יותר להציג, לענות על שאלות, ובתקווה להתקדם. המשך לקרוא לשאלת חידון נוספת.

רוצים עוד חידונים?

המשך לבדוק את עצמך!

חלק 2 מתוך 3: כתיבת הדוח שלך

כתוב דו
כתוב דו

שלב 1. החליטו כיצד ברצונכם להציג את החומר שלכם

עד שתתחיל לכתוב את הדו"ח שלך כבר הבנת מה הטון צריך להיות ומה נקודת הדו"ח. כעת עליך להחליט על הדרך או הדרכים הטובות ביותר להציג את המידע הזה.

  • אתה יכול לבחור לעשות רשימה עם תבליטים. זוהי דרך ברורה מאוד להציג את החומר וקל לדלג ועדיין לקבל את המידע הדרוש. עם זאת, זו יכולה להיות דרך קצת פחות רשמית לכתוב דו"ח התקדמות, כך שעדיף להשתמש בו לתזכירים למפקחים ודוא"ל לעמיתים.
  • תוכל גם לשקול להוסיף גרפים או טבלאות. זה עשוי להיות טוב במיוחד אם אתה כותב דו"ח התקדמות לפרויקט שבו אתה מנסה להשיג מימון, או הראה מדוע מגיע לך המימון שקיבלת.
כתוב דו
כתוב דו

שלב 2. שקול להשתמש בסעיפי משנה

כדי לכתוב דו ח התקדמות מוצלח אתה רוצה שיהיה ברור ככל האפשר. פיצול הדוח שלך לסעיפי משנה הוא דרך מצוינת לאסוף את כל החומרים הרלוונטיים יחד.

הוספת כותרות משנה שלך יכולה להפוך את זה לבהיר עוד יותר, מכיוון שזה מאפשר לקוראים או לקהל שלך לדעת למה לצפות בכל סעיף קטן. אם יש חומר שהם מתעניינים בו במיוחד הם יוכלו לקפוץ ישר לחלק הזה

כתוב דו
כתוב דו

שלב 3. כתוב את הכותרת

זה בדרך כלל חוצה את החלק העליון של העיתון, אם אתה משתמש בפורמט עמוד. שוב, הדבר תלוי במה שהחברה או האוניברסיטה שלך מעדיפים, לכן הקפד להיכנס אליהם.

הכותרת צריכה לכלול את התאריך, מועד הגשת הדוח, שם ומיקום הנמען, שם הכותב ועמדתו ונושא הדו"ח

כתוב דו
כתוב דו

שלב 4. כתוב את פרק המבוא

פרק המבוא עובר מתחת לכותרת. לרוב ניתן להפריד אותו משאר החומרים באמצעות נטוי. הוא נותן סקירה קצרה של הפרויקט, ומסכם את מעמדו. תוכל לקבוע איזו התקדמות נעשתה והאם הושגו מטרות מסוימות.

הקפד לכלול: מטרת הדוח, הצג את הפרויקט, הזכיר כי זהו עדכון על התקדמות הפרויקט

כתוב דו
כתוב דו

שלב 5. בצע את גוף ההצעה

גוף ההצעה, בין אם הוא מחולק לחלקים ולתתי חלקים, הוא בעצם רק גרסה מפורטת יותר של המבוא. שקול את המידע שהכנסת למבוא והקפד להרחיב מידע זה.

  • ציין משימות שהושגו מאז הדוח האחרון ואילו משימות מתמשכות.
  • דון בבעיות שנתקלת בהן, בעיות שצריך לטפל בהן ופתרונות אפשריים לבעיות ובעיות אלה.
  • התייחס לשינויים שקרו ולמה היה צורך לבצע אותם.
  • תוכל גם לכלול דברים כמו שינויים בכוח אדם, קושי להשיג חומרים, אילו עלויות עלולות להיתקל בהם, עיכובים או בעיות בטכנולוגיה או באבטחה.
כתוב דו
כתוב דו

שלב 6. כתוב את ההמשך לפרוייקט שלך

למרות שזה עדיין בעצם חלק מגוף הדוח, אתה רוצה לוודא שהקהל שלך יבין לאן אתה הולך עם הפרויקט. ודא שאתה מציין אילו בעיות עשויות להשפיע על המועד האחרון להשלמה, התקציב או מבנה הניהול.

  • אתה באמת רוצה לוודא אם המועד האחרון לפרויקט השתנה או לא.
  • הימנע מצפוי סוכר מבעיות עבור הקהל שלך, אך אל תדאיג אותן ללא צורך או אל תבטיח שום דבר שאינך יכול לספק.
כתוב דו
כתוב דו

שלב 7. הוסף סך כל שעות העבודה

יהיה עליך להראות כמה עבודה אתה והצוות שלך (אם יש לך כזה) השקעת בפרויקט. זה יראה לקהל שלך (בין אם זה המפקח שלך, הלקוחות שלך או סוכנות ממשלתית שעשויה לתת לך כסף) שעבדת קשה. ציון

0 / 0

חידון חלק 2

באיזה קטע בדוח ההתקדמות שלך יש לכלול בעיות שהתמודדת איתן?

בהקדמה, כדי להוציא את זה מהדרך.

לא! המבוא הוא סקירה קצרה של הפרויקט וההתקדמות שעשית. על אף שאתה בהחלט צריך לכלול אתגרים העומדים בפניך, זכור שכולם יקראו את הסעיף הזה תחילה, לכן כדאי להתמקד בחיובי ולשמור את השלילי להמשך. לחץ על תשובה נוספת כדי למצוא את התשובה הנכונה …

בשלב "מה הלאה" של דו"ח ההתקדמות.

לא בדיוק! אם שלב "מה הלאה" כולל התמודדות עם בעיות עכשוויות, ייתכן שתרצה לכלול שלבים אלה. ובכל זאת, יש מקומות אחרים להסביר את הכשלונות שלך, כך שהקהל שלך יידע את הסיפור המלא אך לא יישאר על רקע רע. נסה תשובה אחרת…

בגוף דו ח ההתקדמות.

זה נכון! עליך לבחון את ההצלחות והכשלונות של הפרויקט שלך בפירוט בגוף הדוח שלך. זה יאפשר לך להסביר מדוע התמודדת עם האתגרים הללו, כמו גם אילו משאבים אתה צריך להתקדם. תמיד טוב להיות כנים, אך הקפד להישאר חיובי ככל שתוכל כאשר אתה מטפל בנסיגות שלך. המשך לקרוא לשאלת חידון נוספת.

אל תכלול את הכשלונות או האתגרים שלך בדוח ההתקדמות.

נסה שוב! זה אולי לא יפה, אבל דו"ח התקדמות עוסק בסטטוס וב"התקדמות "שנעשית בפרויקט. אם רק תדון בהצלחות הפרויקט ולא תסביר אילו חומרים או עזרה אתה צריך כדי לקדם או אפילו להשלים את הפרויקט, דוח ההתקדמות שלך ישאיר לקהל שלך הבנה לא נכונה של סטטוס הפרויקט. אתה לא צריך להיות מעורר אזעקות, אבל אתה צריך להיות כנה. יש אפשרות טובה יותר בחוץ!

רוצים עוד חידונים?

המשך לבדוק את עצמך!

חלק 3 מתוך 3: הימנעות מקשיים נפוצים

כתוב דו
כתוב דו

שלב 1. הקפד להישאר בנושא

כל עוד אתה מקפיד על המידע הבסיסי המתואר לעיל, אתה אמור להיות בסדר. אתה באמת רוצה להימנע משיטוט בתחומים אחרים הקשורים רק לשולי לפרויקט, למרות שהם מעניינים.

לדוגמה: אם הפרויקט שלך עוסק מחדש בהקמת ארגון אמנויות מקומי ללא מטרות רווח, זה עשוי להיות מפתה לצאת לדיון במצב המימון האומלל של אומנות, אך זה לא ממש יעזור לפרט כיצד מתקדם הפרויקט שלך

כתוב דו
כתוב דו

שלב 2. שמור על זה פשוט

הנקודה בדוח התקדמות היא להתגבר על ההתקדמות שאתה עושה, מבלי להציף את הקהל שלך במילים ורעיונות. כל מה שאתה צריך להתמקד בו הוא כיצד פרויקט מסוים מגיע, על מה עוד צריך לעבוד, ועל אילו שינויים יש לבצע.

בהתאם למי שאתה כותב את הדוח עבורך, תוכל לצמצם את גבול הדף הספציפי. כלל אצבע טוב הוא לשמור אותו קצר ככל האפשר, תוך הקפדה על התאמת המידע המתאים

כתוב דו
כתוב דו

שלב 3. נסה להימנע מלהיות מעורפל מדי

עליך לוודא שאתה נותן פרטים ספציפיים על המקום בו אתה נמצא בפרויקט שלך. לדוגמא: היית רוצה להימנע מלומר משהו כמו "אנחנו מתקדמים בהשגת מימון האמנות שלנו" ובמקום זאת אומרים "עם שני המענקים של 5, 000 $ מהקרנות השונות האלה, חסרים לנו רק 2, 000 $ מה -12 $ שלנו, 000 שער."

כתוב דו
כתוב דו

שלב 4. צמצם ניסוח אקספרסיבי

שוב, אתה רוצה שהדוח שלך יהיה ברור ותמציתי. אינך רוצה להציף את הקהל שלך בניסוח שאינו מוסיף דבר לדוח. לדוגמה, משפטים כמו "קטסטרופה מוחלטת" או "הצלחה מסוחררת" הם רגשיים ומעורפלים מדי מכדי שיהיו שימושיים ללקוחות או למפקחים.

כתוב דו
כתוב דו

שלב 5. ציין את המקורות שלך

כל מידע שאתה משתמש שמקורו במקור חיצוני, גרפים או נתונים כלשהם, צריך להיות מצוטט כראוי. תוכל להוסיף דף התקדמות נוסף לדוח ההתקדמות שלך. ציון

0 / 0

חידון חלק 3

נכון או לא נכון: מילים רגשיות הן דרך יעילה לכתוב דוחות התקדמות מכיוון שהם מראים תשוקה והתרגשות.

נָכוֹן

לא בדיוק! כן, מילים רגשיות בהחלט יכולות להיות כלי יעיל, אך הן משמשות טוב יותר כאשר אתם מחפשים מענקים או תמיכה משפטית מהעיר. דו ח ההתקדמות שלך הוא עדכון סטטוס לגבי רכיבי הפרויקט ויש להתייחס אליו ככזה. צמצם את הדברים כך שיהיו פשוטים ופשוטים ותשמור את התשוקה שלך להצעת הפרויקט הבאה. נסה תשובה אחרת…

שֶׁקֶר

זה נכון! יש זמן ומקום להצגות פרויקט רגשיות ונלהבות, אבל דו ח התקדמות פשוט לא כך. במקום זאת, התמקד בפרויקט שלך כך שתוכל להעביר את המידע החשוב ביותר בצורה קלה ופשוטה. יהיו לך הזדמנויות אחרות להילחם על פרויקטי התשוקה שלך. המשך לקרוא לשאלת חידון נוספת.

רוצים עוד חידונים?

המשך לבדוק את עצמך!

וידאו - על ידי שימוש בשירות זה, מידע מסוים עשוי להיות משותף עם YouTube

טיפים

  • נסה לשפוט את סגנון המפקח שלך. יכול להיות שיש לה עדיפות לסוגי הדוחות שהיא אוהבת לראות. חלקם ירצו לראות רשימות נוספות או מידע עם תבליטים; אחרים ירצו לדעת כמה שפחות להסתדר. עדיין אחרים עשויים להעדיף כמה שיותר מידע, לא משנה כמה דפים יידרש.
  • היו ספציפיים לאורך סיכום ההתקדמות, אך השתדלו לא להיות מוגזמים מדי.

מוּמלָץ: