איך לארגן כנס (עם תמונות)

תוכן עניינים:

איך לארגן כנס (עם תמונות)
איך לארגן כנס (עם תמונות)

וִידֵאוֹ: איך לארגן כנס (עם תמונות)

וִידֵאוֹ: איך לארגן כנס (עם תמונות)
וִידֵאוֹ: כנס קשב בתנועה בהנחיית חן ספקטור - איך לארגן קהילה של אנשים עם בעיות התארגנות? 2024, מרץ
Anonim

כנס הוא דרך מצוינת לאנשים בעלי אינטרס משותף להיפגש ולהחליף את הרעיונות החדישים ביותר בתחומם. כנסים הם אירועים קבועים באקדמיה, בתחומים רבים בתעשייה, בקבוצות שיווק מרובות רמות ובקבוצות דתיות, עד כמה. אם החלטת לארגן כנס באזור שלך, ייתכן שתתחיל להבין כי לכנס מתוכנן היטב יש רשימת מטלות באורך של כקילומטר. יש את מקום הכנס, רשימת המשתתפים, חומרים, טכנולוגיה ואפילו כיבוד למחשבה ולתכנון. אם אתה מתחיל להתחרט על הצעד שאתה מתכנן, האט, קח נשימה ותדע שיש לך את הכישורים לארגן כנס. המפתח לתכנון ועידה מוצלח הוא לקחת כל משימה צעד אחד בכל פעם, ולנהל רשימה מקיפה של מה שעשית ומה עליך לעשות הלאה.

צעדים

חלק 1 מתוך 4: תכנון הכנס: שלבים מוקדמים

בצע פרויקט A+ שלב 3
בצע פרויקט A+ שלב 3

שלב 1. התחל מוקדם

עליך להתחיל בשלבים מוקדמים של תכנון הכנס לפחות שמונה חודשים מראש, אפילו יותר אם הכנס יכלול הרבה משתתפים או שהוא גדול בהיקפו.

  • זכור, מקומות רבים ושירותי קייטרינג חייבים להיות שמורים חודשים מראש, ומשתתפים רבים יצטרכו לנסוע ולערוך סידורי תזמון כדי להיות נוכחים.
  • יתר על כן, ייתכן שתצטרך נותני חסות וחברות גדולות להכין את התקציבים השנתיים שלהם חודשים מראש, כך שכל עזרה כלכלית או לא כלכלית יש לנהל עמם משא ומתן מראש.
זכה בבחירות מקומיות שלב 5
זכה בבחירות מקומיות שלב 5

שלב 2. הקמת ועדה

ועדת ועידה מקבלת את כל ההחלטות לכנס, ושיש יותר מאדם אחד מבטיח שיש לך מספיק נקודות מבט כדי לקבל החלטות בנושאים חשובים ושיש לך מספיק אנשים שימשכו למעשה את הפרטים.

  • תזדקק לרכז כנסים, שהוא האדם הנקודתי לכל ההחלטות העיקריות ומי שבסופו של דבר ייתן את מירב הזמן למשוך הכל ביחד. אתה יכול גם לשכור מתכנן אירועים אם יש לך תקציב מספיק גדול ולחסוך מעצמך את כאב הראש.
  • אם כנס זה חוזר על כנס שנערך בעבר, נסה להביא את רכז השנה הקודמת לוועדה. אם הוא או היא לא יכולים להשתתף, לפחות בקשו חומרים מהשנה הקודמת כדי לסייע בייעול התכנון.
לימוד בחו
לימוד בחו

שלב 3. רשום את המטרות והאג'נדה שלך

יהיה עליך להגדיר בבירור מה אתה מקווה להשיג באמצעות ועידה זו מכיוון שזה יעצב את שאר ההחלטות שלך. לדעת מה אתה רוצה להעביר ולמי לפני שאתה מתחיל כל ארגון ועידות אחר מקל על הלחץ להתקדם.

אם מעולם לא תכננת ועידה, כדאי להיצמד לתכנית קטנה ויחסית פשוטה בפעם הראשונה שאתה מנסה זאת. מבחינה מעשית, זה אומר כנס של יום או יומיים לכל היותר, עם לא יותר מ 250 עד 300 איש

תעיד בתצהיר שלב 3
תעיד בתצהיר שלב 3

שלב 4. בחר את העיר והתאריכים

למרות שלא תוכל לבחור את התאריך והמיקום הספציפיים ללא תכנון נוסף, חשוב שיהיה לך מושג טוב כמה זמן יש לך לתכנן.

  • סביר שיש הרבה אילוצים לגבי התאריך שבו אתה בוחר בשל המצב הספציפי שלך, אך באופן כללי, בדרך כלל מתקיימים כנסים בתקופות מסוימות בשנה ובימים מסוימים בשבוע. באירופה, למשל, בדרך כלל מתקיימים כנסים בין מרץ ליוני או בין ספטמבר לנובמבר; בכל זמן אחר ואנשים נוטים פחות להופיע. באופן דומה, כנסים נוטים להיערך מיום חמישי עד שישי או שני עד שלישי. גלה מהן נורמות התעשייה באזור שלך לפני בחירת החודש והימים.
  • אורך הכנס תלוי בכמה אנשים אתה חושב שישתתפו, ובמה שצריך להשיג בכנס. לכנס של 250-300 איש, תכנן במשך יומיים שלמים.
  • באופן כללי, עליך רק לארגן ועידה בעיר שלך, ועל העיר להיות גישה לשדה תעופה סמוך, לבתי מלון ולבחירה מקובלת של מקומות. עדיף גם אם העיר היא מטרופולין גדול שאנשים ירצו לבקר בו בכל מקרה; אנשים על הגדר על השתתפות בכנס נוטים יותר ללכת אם הוא נמצא ביעד תיירותי.
התחל מעון בית שלב 5
התחל מעון בית שלב 5

שלב 5. תן שם לכנס

זה יעזור כשאתה מתחיל לפרסם, אבל גם עוזר בתכנון מכיוון שאתה יכול לשמור על חומרים עקביים ולהתחיל לבנות נוכחות ברשתות החברתיות לכנס.

בחר שם המרמז על המטרה ו/או קהל הכנס עצמו. חפש שמות של כנסים דומים כדי לקבל רעיונות, אך וודא ששמך מקורי ואינו נשמע דומה לאירוע אחר, במיוחד לאחד הקשור לנישה שלך

חלק 2 מתוך 4: ארגון הכנס

קנה סיטונאי שלב 2
קנה סיטונאי שלב 2

שלב 1. לפתח את התקציב שלך

אין שום דרך שתוכל לעשות שום דבר אחר מבלי לדעת כמה כסף יש לך להוציא בסך הכל, ולאחר מכן לפרק את זה להקצאות כגון מקום כנסים, חומרים ושכר טרחת דוברים. היצמד לתקציב שלך, ואם אתה מאציל אחריות, וודא שהעוזרים שלך מצייתים גם לגבולות הכספיים שלהם.

התקציב עשוי להיות מושפע אם תרצו לנסות לגייס נותני חסות לאירוע שלכם. נותני החסות משלמים תשלום על מנת לתמוך בכנס, אך גם מקבלים אמירה על תוכן הכנס עצמו, בדרך כלל כולל אירוח מצגות או פאנלים עם רמקולים משלהם ומיתוג חומרי ועידה עם הלוגו שלהם. בצד החיובי, נותן החסות משלם לך מראש, מה שנותן לך יותר כסף לעבוד איתו כפי שאתה מתכנן. נותני החסות עשויים לכלול מנהיגי תעשייה מקומיים או פילנתרופים, בהתאם לנושא שלך

בנה אשראי טוב שלב 11
בנה אשראי טוב שלב 11

שלב 2. קבע את מחיר הכרטיס ואת שיטת המכירה

חלק מהכנסים הם ללא תשלום למשתתפים, ואחרים גובים עמלות מופקעות. ישנם מספר גורמים שיש לקחת בחשבון בעת קביעת מחיר הכרטיס וקביעת אופן תחילת מכירת הכרטיסים:

  • מהם העמלות הכרוכות בתכנון כנסים? אם מדובר בכנס מקומי קטן עם מעט או ללא עמלות, אולי זה הגיוני לא לגבות אנשים על ההשתתפות. אפשרות נוספת היא לאפשר לאנשים המגיעים להשתתף בחינם, בעוד שאחרים משלמים תשלום קטן כדי לכסות את עלויות הכנס.
  • כנסים מרובי ימים או כאלו המגישים ארוחות גובים בדרך כלל דמי רישום, שיכולים לנוע בין 30 $ למספר מאות בארצות הברית.
  • בכנסים רבים משתמשים בסולם שכר הזזה לאנשים בשלבים שונים של הקריירה שלהם. לדוגמה, כנסים אקדמיים בדרך כלל גובים תשלום נמוך יותר לסטודנטים מאשר עבור אנשי סגל, וגם גובים תשלום נמוך יותר עבור חברי ההתאחדות החוסכת מאשר עבור הציבור הרחב.
פיתוח נדל
פיתוח נדל

שלב 3. בחר את מקום הכנס שלך

כשאתם מחפשים מיקומים, זכרו את מספר המשתתפים, נוחות המיקום, החניה והקרבה לתחבורה ציבורית, שדות תעופה ובתי מלון. המטרה שלך במציאת מקום לעריכת הכנס צריכה להיות להקל על משתתפי ההשתתפות.

בדוק אם בעיר שלך יש מרכז כנסים או מלון עם חדרי כנסים. עבור כנסים קטנים, אתה יכול לעתים קרובות לשכור כנסייה או מרכז קהילתי מקומי

צור סדרת קונצרטים של הטבות שלב 9
צור סדרת קונצרטים של הטבות שלב 9

שלב 4. נעזר בצוות המקום

אם בחרת מקום הידוע בקיום כנסים, הקש על המשאב שלא יסולא בפז. זה מה שהצוות עושה כל יום וצריך להיות מסוגל לענות על כל שאלה או חשש ולייעץ בעת הצורך.

בחלק מהמקומות יש אפילו מתכנן אירועים בצוות שיכול להתמודד עם הרבה מהפרטים הנותרים של הכנס שלך. גם אם המתכנן גובה תשלום, זה עשוי להיות שווה את זה כדי למנוע מזה להפוך למשרה מלאה משלך במשך השבועות הקרובים

להתמודד עם אכזבה בקשר שלב 1
להתמודד עם אכזבה בקשר שלב 1

שלב 5. החליטו על תפריט

כאשר אתה מארגן כנס, עליך לזכור כי המשתתפים לא ירצו לשבת כל היום מבלי לאכול ארוחה הגונה, ורבים לא יידעו מה יש באזור. בדוק אם תשכור שירות קייטרינג שיביא ארוחות בוקר, צהריים וחטיפים או שמקום הכנס שבחרת יספק שירות מזון.

זכור כי לאנשים רבים יש מגבלות תזונה, אלרגיות והעדפות שיכולות להקשות על תכנון הארוחות. אם תבחר בקייטרינג מנוסה, הם יכולים ליצור אפשרויות להעדפות ארוחה צמחוניות, ללא אגוזים, ללא גלוטן, כשרות או אחרות

זכה בבחירות מקומיות שלב 4
זכה בבחירות מקומיות שלב 4

שלב 6. התעקש על מעבר

לאחר שעברת את עיקר ארגון הכנס שלך, אל תשאיר דבר ליד המקרה על ידי כניסה עם שאר המשתתפים כאשר הכנס יתחיל.

כנסו למקום הכנס ותיפגשו עם הצוות יום לפני כדי להיות בטוחים שהכל במקום ולדאוג לכל הפרטים של הרגע האחרון

חלק 3 מתוך 4: תכנון תוכן הכנס

התחל בנק מזון שלב 8
התחל בנק מזון שלב 8

שלב 1. תכנן את לוח הזמנים

אתה כבר יודע את שם הכנס ויש לך מושג כללי על הנושאים. אבל עכשיו אתה צריך להחליט איך זה ייצא בפועל. כנסים קיימים בסוגים רבים, ותעשיות שונות נוקטות בגישות שונות. אם אינך בטוח כיצד להמשיך, שקול ללכת עם פורמט ועידה נפוץ:

  • התחל עם הערה מרכזית או כתובת פתיחה. בדרך כלל זהו נאום או מצגת הניתנים בשם עצום בתעשייה או בתחום-מי שבמקרה הוא הדובר הידוע ביותר שאתה יכול לשכנע להגיע. ההרצאה המרכזית יכולה להתקיים בערב, ולאחר מכן להסתיים בארוחת ערב, או שהיא יכולה להתקיים דבר ראשון בבוקר ביום הראשון של הכנס.
  • את הימים או הימים הנותרים של הכנס יש לחלק למפגשים קצרים יותר. תוכן המפגשים בפועל נקבע בדרך כלל על ידי מי שמתכנן להגיע (המשתתפים יגישו הצעות), אך תוכלו גם לתכנן סדנאות, הקרנות סרטים או פורמטים אחרים שאתם יודעים שהם רוצים לכלול. תלוי בכמה אנשים משתתפים, אתה יכול לקיים מפגש אחד בו זמנית (שנקרא "מליאה") או שתוכל להפעיל מספר מפגשים במקביל (הנקראים "קבוצות פריצה") כך שלמשתתפים תהיה אפשרות לבחור מה להשתתף.
  • סיימו את הכנס בנימה גבוהה, עם דובר מוטיבציה או אתגר לקהל.
לימוד בחו
לימוד בחו

שלב 2. החליטו איזה סוג של מפגשים לקיים

אלה ישתנו בהתאם לסטנדרטים בתעשייה, אך תוכל לשקול הרצאות, מצגות בעבודות מתקדמות, סדנאות, עדכוני מדיניות או כתובות מהשטח, הפעלות אינטראקטיביות או מצגות כרזה בקומה פתוחה.

  • סוג המפגשים שאתה מצפה שיהיו לך ישפיע על אופן פרסום הכנס שלך, לכן תחליט מוקדם איזה סוג תוכן יהיה המשמעותי ביותר עבור קהל היעד שלך.
  • ההפעלות יכולות לנוע בין 45 דקות לשלוש שעות כל אחת, בהתאם למספר המצגות והתוכן.
מצא את בית הספר למשחק הטוב ביותר שלב 5
מצא את בית הספר למשחק הטוב ביותר שלב 5

שלב 3. תכנן אם עליך לכלול פעילויות אחרות

להבין כיצד להתאים אירועים חשובים אחרים ללוח הזמנים של הכנס שלך הוא חיוני לאירוע מוצלח.

  • תוכל גם לקבוע זמן לעסקים ארגוניים כגון פגישות עסקיות או פרסים.
  • אתה יכול לכלול ארוחות מסודרות או לבקש מהמשתתפים להביא ארוחה בשקית חומה (בדרך כלל, בחר רק באפשרות האחרונה אם אינך גובה תשלום עבור נוכחות; אחרת, אנשים יצפו שדמי הרישום שלהם יכסו לפחות ארוחה אחת). אתה יכול גם לקחת הפסקה ולתת למשתתפים לאכול ארוחת צהריים במפעלים סמוכים, אם המקום שלך נמצא בעיר.
  • החליטו אם המשתתפים שלכם צפויים לרצות כל סוג של בידור, כגון סיורים באזור המקומי, לילה במועדון קומדיה או מופע קולנוע או תיאטרון. בערים מסוימות ובתעשיות מסוימות, אלה צפויים, אך באחרים הם עשויים להיראות לא במקום.

חלק 4 מתוך 4: פרסום הכנס

פרסם גן שלב 1
פרסם גן שלב 1

שלב 1. קבע מי ישתתף

ישנם סוגים רבים של כנסים, כולל לימודים אקדמיים, דתיים ותעשייתיים, וכל אחד מהסוגים הללו שונה בסוגי המשתתפים. אתה צריך להיות בטוח שיש מספיק עניין בקטע שאתה מכוון אליו לפני שתמשיך בתכנון.

אם אתה ממקד רק לקבוצה קטנה, כגון עובדי החברה שלך או חברי הכנסייה שלך, אינך צריך לנקוט בצעדים רבים כל כך כדי לפרסם את הכנס. דוא"ל פשוט או שניים, יחד עם אזכור בניוזלטר ו/או בישיבות מנהליות אמורים להספיק כדי לפרסם את הכנס

פיתוח נדל
פיתוח נדל

שלב 2. מצא את מנהיגי התעשייה להשתתף

אתה צריך כותרת גדולה או דובר מרכזי בכדי לעזור לשכנע אנשים אחרים בתעשייה.

ברגע שיש לך אישור ששמות גדולים בתחום ישתתפו, תוכל לכלול מידע זה בחומרי הכנס שלך, כגון קריאות למשתתפים

פיתוח נדל
פיתוח נדל

שלב 3. צור אתר כנס

בימים אלה כמעט חובה להיות בעל נוכחות דיגיטלית לכנס מוצלח. מצא כתובת URL זמינה הכוללת את שם הכנס או נגזרת לוגית שלו, כך שיהיה קל למצוא אותו. כלול את כל המידע החשוב אודות הכנס באתר, והקפד לרשום את כתובת האתר על כל חומרי ההדפסה והפרסומות הקשורות לכנס.

  • הקפד לכלול באתר את התאריך, השעה והכתובת של מקום הכנס ושמותיהם של כל הדוברים הבולטים. תוכל גם לכלול מידע על תחבורה, לינה, אטרקציות באזור, ותוכל לצרף את לוח הכנסים כאשר הוא זמין, אם תרצה בכך.
  • תוכל גם לעדכן את האתר עם קישור להרשמה כאשר אתה מוכן לפתוח את ההרשמה.
שמור על קשר עם בחורה שאתה אוהב שלב 7
שמור על קשר עם בחורה שאתה אוהב שלב 7

שלב 4. פרסם

התחל מוקדם (עד שנה מראש) כדי שמנחים יוכלו להתחיל להגיש הצעות לרעיונות להפעלה. בהתאם לגודל הכנס שלך וקהל היעד שלך, הגישה שלך תהיה שונה. זכור היכן חברי קהל היעד שלך מקבלים את המידע שלהם על ענף זה או קבוצה זו. אלה עשויים לכלול:

  • מדיה חברתית, כגון עמוד הפייסבוק של הארגון המממן ופיד טוויטר
  • רשימות רשימות ורשימות אנשי קשר בדואר אלקטרוני
  • סחר בבלוגים, מגזינים, ניוזלטרים או כתבי עת
  • כרזות, עלונים או הודעות אחרות שנשלחות לקבוצות, ארגונים או עסקים רלוונטיים
עבודה בביתן אגרה שלב 1
עבודה בביתן אגרה שלב 1

שלב 5. בקש הצעות

בחומרי הפרסום שלך, עליך לכלול גם "קריאה למשתתפים" או "קריאה להצעות" המבקשת מאנשים או קבוצות להגיש הצעות נייר, פאנל או סדנה.

בהתאם לענף שלך, תוכל לבקש אורך מסוים של ההצעה. באקדמיה, כנסים קטנים יותר מבקשים בדרך כלל תקציר של כמה מאות מילים; כנסים גדולים יותר מבקשים כתבי יד שלמים

קרש שלב 4
קרש שלב 4

שלב 6. התחל לקבל רישומים

כדאי שתהיה דרך למשתתפים להירשם לפני הכנס, אפילו חודשים מראש, כדי לתת לך מושג כמה אנשים יופיעו.

  • הקמת אתר הרשמה המקושר לאתר הכנס. ישנן מספר דרכים לעשות זאת באמצעות שירותים קיימים אם אין לך את הכישורים הטכניים ליצור משלך. לדוגמה, תוכל לשלם אגרה על השימוש בשירותיה של חברת RegOnline, המארחת רישומים מקוונים לאירועים, אוספת אותם ושולחת אליך בצורה ידידותית למשתמש.
  • תוכל גם לאפשר למשתתפים להתקשר או לשלוח פקס בהרשמותיהם אם יש לך דרך לעבד תשלום באמצעות כרטיס אשראי.
  • אם אינך רוצה לבצע שיטה מקוונת או טלפונית, צור טופס הרשמה והעלה אותו לאתר שלך כקובץ PDF, ולאחר מכן בקש מהמשתתפים להדפיס אותו ולמלא אותו ולשלוח אותו בדואר, יחד עם צ'ק, לכתובת העסק שלך.
  • כדי לעודד הרשמה מוקדמת, הציעו מחיר מוזל למי שנרשם חודש או יותר מראש, תשלום מעט גבוה יותר עבור המתנה להרשמה בחודש שלפני הכנס ותשלום מעט גבוה יותר עבור הרשמות בדלת.

וידאו - על ידי שימוש בשירות זה, מידע מסוים עשוי להיות משותף עם YouTube

טיפים

  • שאל את הדוברים מראש אם הם יזדקקו לציוד נוסף למצגות שלהם, כגון בימה, טלוויזיות, מסכים גדולים או מחשבים.
  • בררו אם לאחד ממשתפי הכנס שלכם יש דרישות תזונה מיוחדות בעת הכנת התפריט.
  • קחו בחשבון את מטרת הכנס בעת הקמת החדר או ספקו מקומות ישיבה מסוג אודיטוריום או ישיבה עם שולחנות לרישום הערות.
  • כשאתה משווה את התמחור של מקומות, שאל גם לגבי המחיר עבור מזון, מים, משקאות וכו '. אלה יכולים להיות יקרים מאוד.

מוּמלָץ: