כיצד לבטל פגישה: 10 שלבים (עם תמונות)

תוכן עניינים:

כיצד לבטל פגישה: 10 שלבים (עם תמונות)
כיצד לבטל פגישה: 10 שלבים (עם תמונות)

וִידֵאוֹ: כיצד לבטל פגישה: 10 שלבים (עם תמונות)

וִידֵאוֹ: כיצד לבטל פגישה: 10 שלבים (עם תמונות)
וִידֵאוֹ: שלבים מהירים באאוטלוק 2024, מרץ
Anonim

החיים בלתי צפויים ולפעמים פשוט צריך לבטל פגישה. כדי למזער את אי הנוחות ולהיות מנומס, חשוב לבטל ברגע שיהיה ברור שלא תוכל לקיים את הפגישה. הודע 24 שעות מראש, במידת האפשר. היו מנומסים ומכבדים והציעו לעקוף את לוחות השנה של אחרים כדי לתזמן מחדש. לחלופין, אם ישנם מספר אנשים המיועדים להשתתף בפגישה, בדוק אם תוכל להתקשר או לשלוח מישהו במקומך, כך שלא תצטרך למצוא זמן אחר המתאים לכולם.

צעדים

שיטה 1 מתוך 2: ביטול פגישה בנימוס

ביטול פגישה שלב 1
ביטול פגישה שלב 1

שלב 1. שלח את התנצלותך בדוא"ל לביטול פגישה מראש

אם אתה מבטל 24 שעות או יותר מראש, אימייל עובד היטב. תן ראש כמה שאתה יכול. כך, האדם השני יכול לשנות את לוח הזמנים שלו. אם הם עסוקים מאוד, הודעה מוקדמת יכולה לעשות הבדל עצום.

  • לרוב דוא"ל יעיל יותר משיחת טלפון מכיוון שהנמען יכול לדלג עליו במהירות תוך דקה או פחות, אך אינך יכול להיות בטוח שמישהו יראה את ההודעה שלך אם תשלח אותה ברגע האחרון.
  • אם האדם השני נסע מחוץ לעיר לפגישתך, עשה את מירב המאמצים לתזמן מחדש לפני שהוא חוזר הביתה. אם הם עדיין לא הגיעו לעיר, נסה לתת הודעה מוקדמת של לפחות יומיים כדי שיוכלו לבטל תוכניות נסיעה במידת הצורך.
ביטול פגישה שלב 2
ביטול פגישה שלב 2

שלב 2. התקשר לביטול ברגע האחרון, אם תוכל

אם אתה מבטל פגישה שאמורה להתרחש בתוך היום, התקשר לאדם השני. אחרת, ייתכן שהם לא יראו את האימייל לפני הפגישה ויכולים לבזבז זמן בהמתנה לך.

  • אמור משהו כמו, "אני יודע שהיינו אמורים להיפגש היום, אבל הייתי צריך לאסוף את הילד שלי שחלה בבית הספר. אני בחוץ אחר הצהריים, יש לך זמן להיפגש בבוקר?"
  • אם אינך יכול להגיע לטלפון, שלח מייל בהקדם האפשרי.
ביטול פגישה שלב 3
ביטול פגישה שלב 3

שלב 3. תן את הסיבה לביטול קצר

ביטול פגישה גורם לעיתים לקשיים לאחרים שציפו לך. זה מנומס ליידע אותם למה אתה לא יכול להסתדר בלי לפרט יותר מדי. אחרת, הם עשויים להניח שפשוט לא התחשק לך להופיע.

  • למשל, אמירה שאתה חולה מספיקה סיבה לפספס פגישה מבלי להיכנס לפרטי המחלה שלך.
  • אם עלתה פגישה או פגישה נוספת שאסור לך לפספס, פשוט אמרו שעולה התנגשות בלתי צפויה. התעלמות מפגישה אחת לאחרת יכולה להיות גסה, אז זה בסדר לשמור על הפרטים מעורפלים.
בטל פגישה שלב 4
בטל פגישה שלב 4

שלב 4. הימנע ממציאת תירוצים

אם יש לך סיבה מוצדקת לפספס פגישה, זה בסדר לדבר קצת על זה. עם זאת, אם אין לך סיבה, אל תמציא. אנשים יוכלו להגיד שאתה ממציא משהו וזה ייראה גס רוח.

  • אם אתה פשוט לא מרגיש פגישה, שמור עליה כללית. למשל: "משהו אישי עלה ואני צריך לקבוע מחדש את הפגישה היום".
  • אל תשתמש בתירוצים גנריים לעתים קרובות מדי. אם "משהו אישי" יעלה פעם בחודש או יותר, עמיתיך יתחילו לחשוב עליך כפתית.
בטל פגישה שלב 5
בטל פגישה שלב 5

שלב 5. תציע התנצלות כנה

ביטול פגישה יעבור הרבה יותר טוב אם תבקש התנצלות מעומק הלב. קשר את זה לסיבה שאתה מבטל והציע לפצות על אי הנוחות.

נסה לומר משהו כמו: "אני יודע כמה יקר הזמן שלך ואני רוצה להתנצל על העימות בתזמון. אני מצרף את ההערות שלי כדי שתסתכל על מנת שנוכל לייעל את פגישת ההמשך שלנו"

בטל פגישה שלב 6
בטל פגישה שלב 6

שלב 6. היו מכבדים את זמנם של שאר המשתתפים

אם יש עוד מספר אנשים שעומדים להשתתף, שים לב שביטול הפגישה לגמרי יכול לגרום לאי נוחות עבור מספר אנשים. במידת האפשר, הימנע מביטול והציע במקום זאת פתרון אחר.

לדוגמה, תוכל להתקשר, לשלוח חבר אחר במחלקה שלך למלא או לשלוח כל מידע רלוונטי שהגשת לתרום בדוא"ל

שיטה 2 מתוך 2: תכנון מחדש של פגישה

ביטול פגישה שלב 7
ביטול פגישה שלב 7

שלב 1. בנה תוכניות לתזמן מחדש במהירות האפשרית

רוב הסיכויים שהפגישה נקבעה מלכתחילה על מידע רגיש לזמן. מצא זמן נוח לתזמון מחדש בתוך יום או יומיים כדי למזער את כל אי הנוחות.

בטל פגישה שלב 8
בטל פגישה שלב 8

שלב 2. עקוף את לוח הזמנים של האדם האחר ככל שתוכל

מכיוון שאתה גורם לאי נוחות אפשרית, זה מנומס לעקוף את לוח הזמנים של האדם השני. עם זאת, מציע להיפגש רק כאשר אתה זמין בפועל. אתה לא רוצה שתזמן מחדש.

שאל, "באיזה שעה יהיה נוח לך לתזמן מחדש? אני לא זמין ביום חמישי אחר הצהריים, אבל אני יכול לפנות לך זמן בבוקר או ביום אחר."

בטל פגישה שלב 9
בטל פגישה שלב 9

שלב 3. חסום זמן בלוח השנה שלך כאשר אינך זמין

כדי להימנע מכאבי ראש כאשר אתה מתזמן את הפגישה, חסום כל הזמן שלא תהיה זמין. לאחר מכן, תוכל לשתף בבירור זמנים אפשריים לתזמון מחדש מבלי להיתקל בעימותים נוספים.

אם אתה מוצא שאתה צריך קצת זמן הפסקת היום במהלך הפגישות, חסום את זה ביומן שלך כך שאנשים לא יראו אותך זמין במהלך החלון הזה

בטל פגישה שלב 10
בטל פגישה שלב 10

שלב 4. הציע להפוך את הפגישה לשיחת טלפון

אם הסיבה שאתה לא יכול לקיים את הפגישה היא תנועה, מזג אוויר או גורם כלשהו שמונע ממך להגיע לשם פיזית, הציע לפנות לפגישה לשיחת טלפון במקום זאת. תתנצל על כך שלא תוכל להגיע לפגישה. הקדש זמן למעקב באופן אישי במידת הצורך.

לדוגמה, אמור משהו כמו: "אני כל כך מצטער שלא אוכל להגיע למשרד. הייתה תאונה בכביש המהיר ואני עומד על קיפאון. אני יודע כמה זה חשוב לנו לדבר על חששותיך בנוגע לייצור. האם נוכל להתמודד עם זה בטלפון?"

מוּמלָץ: