איך מנהלים אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) (עם תמונות)

תוכן עניינים:

איך מנהלים אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) (עם תמונות)
איך מנהלים אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) (עם תמונות)

וִידֵאוֹ: איך מנהלים אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) (עם תמונות)

וִידֵאוֹ: איך מנהלים אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) (עם תמונות)
וִידֵאוֹ: How to Run an Effective AGM English 2024, מרץ
Anonim

אסיפה כללית שנתית (AGM) מתקיימת אחת לשנה בהתאם לחוקת הארגון או לכלליו. במהלך פגישה זו תצטרך לדון בכספים, בחירות לדירקטוריון, ובנושאים אחרים המשפיעים על הארגון כולו.

צעדים

חלק 1 מתוך 3: חלק ראשון: תכנון הפגישה

הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 1
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 1

שלב 1. סקור את חוקי הארגון

לפני שתגדיר משהו, עיין בחוקים והתקנות של הארגון לגבי האסיפה. בעוד שרוב הארגונים מקפידים על אותו מבנה כללי, פרטים מסוימים עשויים להשתנות.

  • ייתכן שיהיה עליך להקדיש תשומת לב מיוחדת לפרטים הכוללים את סוג ההודעה שעליך לספק לחברים בנוגע לאסיפה, הליך בחירת חברי דירקטוריון חדשים וסוג המידע שיש לבחון בכל אסיפה.
  • כמו כן, עליך לבדוק כמה אנשים חייבים להיות נוכחים כדי שהפגישה תיחשב רשמית וכיצד יש להציג ולהצביע על תיקונים חדשים לחוקת הארגון.
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 2
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 2

שלב 2. קבע את הפגישה מוקדם

קבעו את התאריך והשעה של האסיפה מוקדם ככל האפשר. הודע לחברי מפתח באופן מיידי.

  • יש להודיע לחברים שאינם חיוניים לאחר סיום הפרטים.
  • לאחר שנודע לכולם על התאריך, עליך לשלוח תזכורות קבועות כדי למנוע מאף אחד לשכוח.
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 3
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 3

שלב 3. אבטח את המקום

אם אין לך מקום משלך, יהיה עליך לבחור מקום שיכול לקיים את האסיפה שלך ולאבטח אותו בהקדם האפשרי.

  • גם אם יש לכם מתקנים משלכם, קיום האסיפה באסיפה במקום נפרד עשוי לגרום לאירוע להיראות משמעותי יותר, וככזה, עלול למשוך יותר משתתפים.
  • בחר מקום שיכול להכיל את כל המעורבים. וודא שהחדר גדול מספיק בכדי להכיל את כולם בנוחות. אם יש לך חברים או משתתפים אחרים הזקוקים לאירוח מיוחד (כמו פתחים רחבים ורמפות לחברים הכפופים לכיסא גלגלים), ודא שהמקום יכול להתאים לצרכים אלה לפני שאתה מזמין אותו.
  • לאחר שתחליט על המקום הנכון, הזמין אותו ברגע שתקבע את התאריך והשעה.
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 4
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 4

שלב 4. הכינו סדר יום

סדר היום הוא בעצם רשימה או מתאר של המידע שידון באסיפה.

  • הכינו סדר יום זה מראש. ייתכן שיהיה עליך לשלוח אותו למשתתפים עם הודעת הפגישה, אך גם אם לא, יהיה עליך שיהיה מוכן להתעלף בפגישה בפועל.
  • רשום את נושאי הדיון לפי הסדר שאתה מצפה להתייחס אליהם.
  • בדרך כלל, רישום הכותרת של כל נושא מספיק על סדר היום. אתה כנראה לא צריך לספק פרטים על כל נושא.
  • סדר יום לדוגמא עשוי להיראות בערך כך:

    • סֵדֶר הַיוֹם
    • 1) ברוכים הבאים
    • 2) סליחה על היעדרות
    • 3) פרוטוקולי אסיפה קודמת
    • 4) עניינים הנובעים מדקות
    • 5) דו"ח שנתי של יושב ראש
    • 6) דו"ח שנתי של המזכיר
    • 7) דוח שנתי של גזבר
    • 8) בחירת קצינים
    • 9) עסקים כלליים
    • 10) מועד הפגישה הבאה
    • 11) סיום הפגישה
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 5
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 5

שלב 5. קח את הזמן הדרוש להכנת מסמכים ודוחות

לוקח זמן להכין את כל ההצהרות, הדוחות והמסמכים השונים שתזדקק להם לאסיפה, אז התחל מוקדם.

  • שמור על כל המסמכים והדוחות עליהם אתה אחראי מוקדם ככל האפשר.
  • הזכיר לחברי ועדה אחרים להכין גם את המידע שהם אחראים עליו.
  • מסמכים שייתכן שתצטרך להכין יכולים לכלול דוחות כספיים חודשיים ודוחות כספיים אחרים, פרוטוקול האסיפה הקודמת, דו"ח הנשיא, דו"ח המזכיר ודוח הגזבר.
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 6
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 6

שלב 6. לתקשר עם חברים על תפקידי מנהיגות

אם ידונו בחירות לדירקטוריון באסיפה, עליך לחפש חברים שעשויים להתאים לתפקידים הדרושים לפני האסיפה עצמה.

  • שוחח עם החברים שעליהם אתה שואל את עצמך ושאל אם הם היו מוכנים לקחת על עצמם את התפקיד.
  • אם תידרש הכשרה נוספת, ספק לאותם חברים את ההכשרה שהם יזדקקו להם.
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 7
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 7

שלב 7. שלח את ההודעה

עליך לשלוח "הודעה על פגישה" רשמית לכל החברים. פעל בהתאם לתקנות הקבועות בחוקי הארגון שלך כאשר אתה קובע מתי וכיצד לעשות זאת.

  • ייתכן שיהיה עליך גם להזמין נותני חסות, חברים ובוגרים לכל החיים, ובעלי עניין אחרים או גורמים קשורים.
  • בדרך כלל, הודעת הפגישה חייבת לכלול את התאריך, השעה, משך הזמן והישיבה של האסיפה. יהיה עליך לציין כי מתקיימות בחירות כאשר הדבר אפשרי.
  • תוכל לכלול את סדר היום של כל הפגישה, או שתבחר לציין אחד או שניים מרכיבים מרכזיים. בדוק את חוקת הארגון כדי לקבוע את ההליך הנכון.
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 8
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 8

שלב 8. הגדר את החלל לפני הפגישה

ביום האסיפה, הגיעו מספר שעות מוקדם כדי שתוכלו להקים את החדר.

זכור כי חלק מהמשתתפים עשויים להגיע 30 דקות מוקדם בערך. נסה להגדיר את כל המושבים והכיבוד לפני שזה יקרה

חלק 2 מתוך 3: חלק שני: דיון בסדר היום בישיבה

הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 9
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 9

שלב 1. קח דקות

המזכירה אחראית בדרך כלל על לקיחת פרוטוקול ישיבות, אך אם זה לא המקרה של הארגון שלך, תצטרך למנות מישהו שירשום את תוכן האסיפה.

  • שמור רישום של כל ההחלטות שהתקבלו באסיפה, במיוחד אלה בנוגע לבחירות ושינויים בחוקת הארגון.
  • זה יכול להיות גם רעיון נבון לרשום את השמות ופרטי ההתקשרות של המשתתפים. תוכל לעשות זאת על ידי הנחיית המשתתפים להיכנס בזמן שהם מגיעים.
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 10
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 10

שלב 2. ברוך הבא את המשתתפים

פתחו את האסיפה עם ברכה רשמית. במהלך ברכה זו, ודא כי סדר היום של הפגישה והדוחות השנתיים מופצים למשתתפים.

  • הצהירו על הפגישה פתוחה. תוך כדי כך ציין את שמו המלא של הארגון ואת מספר האסיפה הנוכחי (האסיפה הכללית השנתית, עשרים ושניים, האסיפה הכללית השנתית וכו ').
  • ברוכים הבאים לכל החברים וקראו למבקרים מיוחדים.
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 11
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 11

שלב 3. בצע את כל ההתנצלויות הדרושות

אם קצין או חבר משמעותי נעדר, תוכל לציין בקצרה את שמות הנעדרים לאחר הודעת קבלת הפנים שלך.

  • תוכל גם להזמין חברים נוכחים אחרים להתנצל מטעם משתתפים נעדרים נוספים.
  • הגישו בקשה רשמית לקבל את ההתנצלויות.
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 12
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 12

שלב 4. סקור את פרוטוקול הפגישה הקודמת

ודא שכולם קיבלו עותק של הפגישות מהאסיפה בשנה שעברה. עיין בפרוטוקולים אלה, וכאשר כל הנושאים מטופלים, עברו לקבלת הודעה רשמית.

  • אם יש תיקונים או תיקונים שצריך לבצע אותם, הם חייבים להתבצע לפני קבלת הפרוטוקול.
  • לאחר שהצביע על קבלת הפרוטוקול, יצטרך היו"ר לחתום עליהן.
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 13
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 13

שלב 5. הציגו נושאים חדשים

יש להתייחס לנושאים הקשורים לפרוטוקול מהאסיפה הקודמת שלך מיד לאחר קבלת פרוטוקולים אלה.

דון בעניינים לפי הצורך. בדרך כלל זה הזמן להציג חששות והתבוננות, כך שאולי אין צורך בהצעות פורמליות

הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 14
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 14

שלב 6. סקור את הדוחות

יהיה עליך לדון בדו"ח הנשיא או יושב ראש, דו"ח המזכיר ודוח האוצר.

  • קרא ודון בכל דו"ח אחד אחד. לאחר שנבדק כל דו"ח באופן יסודי, עליך להגיש הצעה רשמית לאמץ דוח זה.
  • במהלך דו"ח האוצר, יהיה עליך להציג בפני המשתתפים תיעוד של הכספים של השנה הקודמת. האוצר יכול בדרך כלל לבצע את המשימה, אך ארגונים מסוימים עשויים לדרוש שימוש בגורם עצמאי.
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 15
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 15

שלב 7. לעבור כל בחירות

אם יש צורך לבחור חברי דירקטוריון חדשים באסיפה השנה, עליך לערוך בחירות אלה לאחר מסירת הדוחות אך לפני שמטופלים בעסקים כלליים.

  • הכינו את החומרים הדרושים מראש.
  • החליטו על מערכת ההצבעה לפני הישיבה. הסבר את המערכת בצורה ברורה לפני ההצבעה.
  • מפלגה נייטרלית צריכה לספור את הקולות.
  • בפרוטוקול יהיה צורך להראות מי היה מועמד, מי הציע את המינוי ומי השניים. זה צריך גם לרשום את מספר הקולות שלכל מועמד ומי נבחר לכל תפקיד.
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 16
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 16

שלב 8. דון בעסקים כלליים

עסקים כלליים הם בדרך כלל העניין האחרון שנדון באסיפה. זה הזמן שהמשתתפים יעלו סוגיות וחששות שלא יוסרו אחרת.

מכיוון שחלק זה של הפגישה הוא מעט בלתי פורמלי, סביר להניח שלא תקבל הצעות או הצבעות במהלך תקופה זו

הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 17
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 17

שלב 9. קבע תאריך לפגישה הבאה

אם ידוע לך התאריך והמיקום של האסיפה הבאה, ציין זאת בסוף פגישה זו.

דלג על שלב זה אם עדיין לא נערכו תוכניות רשמיות

הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 18
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 18

שלב 10. סגור את הפגישה

כאשר הכל מכוסה, הכריז על כינוס האסיפה סגורה.

חלק 3 מתוך 3: חלק שלישי: הפיכת המפגש למהנה

הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 19
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 19

שלב 1. פרסם ברכה ליד הדלת

מינו חבר או שניים שיעמדו ליד הדלת ויברכו אנשים כשהם מגיעים.

השימוש בברכות יכול לגרום לאווירה להיראות ידידותית ומסבירת פנים יותר

הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 20
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 20

שלב 2. ספק כיבוד

לכל הפחות, נסו לספק מים למשתתפים, במיוחד אם המפגש יהיה ארוך.

  • להציע מגוון כיבוד זו אופציה טובה יותר. שקול לספק שתיה קרה (מים, תה קר ולימונדה/אגרוף) וגם שתייה חמה (קפה ותה חם).
  • בהתאם לשעות היום, יתכן ויתאים גם להציע חטיפים קלים כמו גבינה וקרקרים.
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 21
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 21

שלב 3. הזמינו דובר אורח

הדובר האורח צריך לדבר בנושא לא רשמי בעל חשיבות רבה לחברי הארגון שלך.

בדרך כלל, הדובר יעקוב אחר הצגת העסקים הכלליים אך יגיע לפני סיום הפגישה בפועל. אם תרצה, תוכל לבקש מהדובר להציג לאחר סיום הפגישה הרשמית

הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 22
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 22

שלב 4. להציע פרסים

פרס לדלת יכול לעודד נוכחות. הגרלות יכולות לעודד נוכחות ותמיכה כספית כאחד.

  • שקול לארח הגרלה של 50/50 בה מחצית ההכנסות עוברות למנצח וחצי לארגון.
  • הגרלות סל מתנה הן אופציה נוספת.
  • שקול להפוך את הנוכחות לדרישה לתביעת פרסים.
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 23
הפעל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית) שלב 23

שלב 5. עקוב אחר המפגש עם חבר

עודד נוכחות על ידי שמירה על החלק העסקי הפורמלי של האסיפה כמה שיותר קצר. עקוב אחריו עם רשת חברתית שבה המשתתפים יכולים ליצור אינטראקציה וליהנות.

  • אם יש לך את התקציב, שקול לערוך ארוחת צהריים לאחר סיום הפגישה. אתה יכול לקצץ בעלויות על ידי הפיכת ארוחת הצהריים למקל.
  • עבור ארגונים עם תקציבים נמוכים יותר, שעת קוקטייל לא רשמית עשויה להיות מציאותית יותר. במקום לספק כיבוד במהלך הפגישה, המתן עד אחר כך והגיש את מזון החטיפים עם מגוון משקאות ויין לא אלכוהוליים.

מוּמלָץ: