3 דרכים להתכונן לפגישה

תוכן עניינים:

3 דרכים להתכונן לפגישה
3 דרכים להתכונן לפגישה

וִידֵאוֹ: 3 דרכים להתכונן לפגישה

וִידֵאוֹ: 3 דרכים להתכונן לפגישה
וִידֵאוֹ: איך מתכוננים לפגישה הראשונה? 2024, מרץ
Anonim

פגישות מקצועיות משתנות מאוד לפי הטון, ההגדרה, הרשמיות והתכנים. לא משנה באיזה סוג פגישה אתה משתתף, חשוב להיות מוכן היטב. דע איזה תפקיד אתה אמור למלא בפגישה, זיהה את מטרותיך, הכין נתונים רלוונטיים וחומרי פרזנטציה, והכנס את עצמך למסגרת נפשית נכונה מראש על מנת להבטיח שתעשה רושם חיובי ומקצועי על עמיתיך לעבודה או על לקוחות.

צעדים

שיטה 1 מתוך 3: מתן תמיכה טכנית ופקידותית

התכוננו לפגישה שלב 1
התכוננו לפגישה שלב 1

שלב 1. אשר את הזמן, המקום והמשך של הפגישה עם מנהל

לפני שתפיץ מידע אודות הפגישה לכל הצוות הרלוונטי, עליך לוודא שכל הפרטים הלוגיסטיים שיש לך נכונים. אם לא תעשה זאת יכול להיות שתצטרך לפרסם תיקונים מאוחר יותר, דבר שגורם לך ולמשרד שלך להיראות לא מאורגנים ולא מקצועיים.

  • ייתכן שתרצה לנסח טיוטה של תזכיר הודעת הפגישה או הדוא"ל ולהציג זאת למנהל שלך. כך המנהל יכול לבחון לא רק את המידע הלוגיסטי שבתוכו, אלא גם את הפורמט והניסוח.
  • כמו כן הקפד לאשר מי אמור לקבל את ההודעה. אולי אתה כבר יודע מי ישתתף, אך ייתכן שהמנהל שלך ירצה שגם עובדים או לקוחות אחרים לא יידעו על הפגישה.
התכוננו לפגישה שלב 2
התכוננו לפגישה שלב 2

שלב 2. הכינו סדר יום לפגישה

סדר היום הוא מסמך חשוב לכל פגישה, שכן הוא מודיע למשתתפים על המטרות ותחומי ההתכנסות, כמו גם שמירה על הפגישה עצמה ממוקדת, יעילה וממשיכה. על מנת לנסח סדר יום, המנהל שלך יתן לך רשימה קצרה של מטרות ונושאים מתוכננים לפגישה. מרשימה זו תוכל ליצור סדר יום שתשלח יחד עם ההודעה על השעה, התאריך והמקום של הפגישה.

  • סדר יום טוב צריך לכלול נושאים שיש לטפל בהם ומטרותיהם, כמו גם דוברים או אנשי צוות האחראים להצגה על כל נושא. כל הנושאים והמצגות צריכים להיות ממוקמים ברצף לוגי, כמו גם בפילוח בהתאם לזמן שהמנהל שלך רוצה להשקיע בכל שלב.
  • אם מעולם לא יצרת סדר יום קודם, או אם אתה עדיין לא בטוח לגבי הפורמט שבחרת, בדוק תבניות המסופקות על ידי תוכנות לעיבוד תמלילים כגון Microsoft Word ו- OpenOffice.
היכונו למפגש שלב 3
היכונו למפגש שלב 3

שלב 3. אסוף פרוטוקולים מישיבות קודמות

בנוסף להודעה קצרה על הפגישה הקרובה ועל סדר היום, עליך לצרף כל פרוטוקול מישיבות קודמות הרלוונטיות לנושאים המתוכננים. אם החברה או הקבוצה שלך לא לוקחים דקות, בדוק שוב עם המנהל שלך כדי לברר אם יש נתונים נוספים או מידע רקע שהם רוצים שישלחו עם ההודעה.

אם זו לא מדיניות חברה או קבוצה לקחת דקות-אולי אין מי שפנוי לפרוטוקול, למשל-שקול לשנות מדיניות זו לעתיד, או לפחות להקליט את אודיו הפגישה לעתיד. תיעוד זה יעזור לאנשי הצוות לחזור לרעיונות ולהסכמים שנדונו, וכן להתעדכן במה שקרה בפגישה אם הם לא היו מסוגלים להגיע

היכונו למפגש שלב 4
היכונו למפגש שלב 4

שלב 4. הפץ את כל המסמכים

לפחות שבוע לפני קביעת הפגישה המדוברת, שלח את המסמכים הדרושים לכל המשתתפים ואנשי צוות רלוונטיים אחרים. בצע זאת על פי פרוטוקול החברה: לפגישות רשמיות יותר או לחברות גדולות יותר, ייתכן שיהיה עליך לשלוח עותקים קשיחים, בעוד שלעתים קרובות ניתן לארגן חברות קטנות יותר או לא רשמיות יותר, באמצעות צוות דוא ל.

  • כמה פלטפורמות תוכנה ודוא"ל כגון Outlook יכולות לסייע בהזמנת פגישות, לכן בדוק את האפשרויות האלה אם אתה מחפש דרך לייעל ולחדש את לוח השנה לפגישות במשרד שלך.
  • מסגרת זמן זו תואמת את כללי המשרד הכללי, אך עליך להיות מודע לכך שחלק מהארגונים ופרוטוקולים מקצועיים קובעים מועדים ותנאים ספציפיים. לדוגמה, מדינות ומדינות מסוימות דורשות שליחת הודעות על פגישות לישיבות דירקטוריון איגוד הדיור לפחות חודש לפני הפגישה המתוכננת.
היכונו למפגש שלב 5
היכונו למפגש שלב 5

שלב 5. אסוף את הציוד הדרוש

פגישות רבות ידרשו מעט יותר ציוד וחומרים מאשר שולחן, כסאות וכמה ניירות ועטים רופפים לרישום הערות. כמה מפגשים-במיוחד אלה בחברות גדולות יותר או הכוללים מצגות כבדות נתונים ומולטימדיה-יזדקקו לציוד מיוחד, כגון מקרנים, מסכים, מצביעי לייזר, מיקרופונים, חיבורי כבלים או רמקולי שמע. עליך לאסוף ולהרכיב את כל של חומרים אלה הרבה לפני הפגישה על מנת לוודא שהכל מתפקד ומוכן בזמן.

אם אחד או יותר מהעובדים או חברי הצוות מתכננים להציג בפגישה, פנה אליהם מבעוד מועד כדי לשאול אם הם זקוקים לטכנולוגיה או מכשירים ספציפיים להצגתם

היכונו לפגישה שלב 6
היכונו לפגישה שלב 6

שלב 6. הרכיבו את החדר

בנוסף להגדרת כל הציוד הדרוש לפגישה מבעוד מועד, עליך גם לוודא שהחדר מאובזר היטב לנוחות ותשומת הלב של כולם. לדוגמה, ודא שיש מספיק כיסאות בחדר, שבקבוקי מים מלאים וגלויים ושהטמפרטורה ומחזור האוויר בחדר מקובלים. שיקולים כאלה עשויים להיראות כמו פרטים, אך מחקרים הראו שדברים קטנים כמו טמפרטורת החדר יכולים להשפיע רבות על מצב הרוח והקשב של אנשים.

בהתאם לפרוטוקול הרגיל של החברה שלך, ייתכן שתרצה גם לספק חטיף או משקה חם למשתתפים. ודא תמיד מול המנהל שלך מראש כדי לוודא שאתה מספק את כל מה שהם רוצים

שיטה 2 מתוך 3: יצירת רעיון או הצעה

התכוננו לפגישה שלב 7
התכוננו לפגישה שלב 7

שלב 1. חקור את עמדתך

אם הוקצה לך פרויקט מסוים, או אם הזמנת פגישה כדי להעלות רעיון או לבקש מימון, עליך לוודא שאתה "עושה שיעורי בית" לפני הכניסה לפגישה. לדוגמה, אם אתה מציג רעיון מוצר או אסטרטגיה שיווקית, עליך לחקור ולאסוף נתונים על דמוגרפיה של קהל, דפוסי הוצאה שוטפים וצפויים וקבוצות מיקוד או סקרים שמדברים על הביקוש או הרלוונטיות של המוצר או הרעיון שלך.

  • אם הוטלה עליך משימה ממעלה בחברה שלך ואתה לא בטוח מה צפוי, בדוק עם עובדים בכירים אחרים כדי לברר איזה מידע עליך להיות וכיצד עליך להציג אותו.
  • זה יכול לעזור לדמיין שאתה בנעליים של מישהו שמקשיב למגרש שלך. שאל את עצמך, אם מישהו ביקש ממך כסף או אישור אסטרטגיה מסוימת, איזה סוג מידע היית רוצה לשמוע? במילים אחרות, אילו סוגים של נתונים יעזרו לשכנע אותך בנוגע לקוגנטיות של הרעיון או הביקוש של המוצר שלפניך?
היכונו למפגש שלב 8
היכונו למפגש שלב 8

שלב 2. צור שקופיות או חומרים פשוטים ומעניינים מבחינה ויזואלית

למרות שאתה אמור להיות מסוגל לדון בכל הנתונים שאתה מציג ומשתמש בו כראיה לטענה שלך, עליך לספק גם ייצוגים חזותיים-למשל תרשימי עוגה, תרשימי עמודות או עצי החלטה-של הדמויות החשובות ביותר. ייצוג חזותי כזה לא רק מעביר מידע מורכב בצורה הדוקה ויעילה, אלא גם נוטים להיזכר בצורה ברורה יותר מאשר נתונים המועברים באופן מילולי.

  • ישנן תוכנות רבות שנועדו לסייע לך במצגות עסקיות, לכן בדוק אפשרויות כמו PowerPoint ו- SlideDog בעת הרכבת המצגת שלך.
  • הקפד להשתמש בנקודה גדולה -24 בגופן המינימלי על השקופיות והפוסטרים שלך, כמו גם גרפיקה ברורה ויעילה שאינה מעמיסה את הדף. הדבר האחרון שאתה רוצה הוא שהקהל שלך יהיה לא ברור או מבולבל לגבי המידע שאתה מציג וכיצד הוא רלוונטי.
היכונו למפגש שלב 9
היכונו למפגש שלב 9

שלב 3. התייחס לקהל שלך

בעת תכנון המצגת שלך, עליך תמיד לזכור אילו אנשים ישתתפו בפגישה ויאזינו לשיחתך. האם הם חברים בצוות שאיתם אתה עובד בצמוד? אם כן, רוב הסיכויים שלא תצטרך להתאים את הדיקציה או הטון שלך כלל על מנת לתקשר ביעילות. לעומת זאת, אם לקוחות שאתה לא מכיר טוב יהיו בפגישה, או אנשים ממחלקות אחרות ותחומי התמחות אחרים, עליך לשאוף להפוך את השפה והחומרים שלך לנגישים ככל האפשר.

התכוננו למפגש שלב 10
התכוננו למפגש שלב 10

שלב 4. כתוב תסריט רופף למצגת שלך

אינך רוצה לקרוא מסמך או לרמוז כרטיסים במהלך פגישה, כיוון שאולי אין דרך מהירה יותר לאבד את תשומת הלב של הקהל שלך. עם זאת, עליך לארגן את מחשבותיך וטיעוניך בכתב מראש. גם אם לא תיקח איתך את המסמך לפגישה, תפיק תועלת מתהליך כתיבת וסקירת הנקודות שלך לפני שתצטרך להעבירו לאחרים.

  • אם אתה מתכנן להשתמש בתסריט בפגישה שלך, רשום רק את שלד הטיעון שלך, כך שלא תתפתה לקרוא מהמסמך במקום לדבר מחוץ לאזיק.
  • זה יכול גם לעזור לרשום מרווחים במצגת כאשר אתה רוצה ללגום מים, לעשות אנקדוטלי בצד, להשהות בצורה משמעותית או להחליף שקופיות או גרפיקה חזותית.
היכונו למפגש שלב 11
היכונו למפגש שלב 11

שלב 5. חזרו על המצגת שלכם

לאחר שאספת את כל חומרי המידע וההצגה שבהם אתה מתכוון להשתמש, עליך לבצע ריצה יבשה לפחות פעם אחת לפני שאתה יוצא להופעה שלך על הכביש. זה יאפשר לך לתזמן את הנאום שלך, לתרגל ניסוחים או קטעים מסובכים, ולהחליק את ההתנהגות והפרסונה שלך.

זה מועיל במיוחד לעשות את המצגת המדומה הזו בפני אנשים אחרים. בקש מחברים, בני משפחה או עמיתים לעבודה להתבונן במסלול היבש שלך ולתת לך משוב. הם יכולים ליידע אותך אם אתה מדבר מהר מדי, אילו נקודות נראות לא ברורות, ואפילו לייעץ לך לגבי מחוות ועוצמת הקול

היכונו לפגישה שלב 12
היכונו לפגישה שלב 12

שלב 6. בחר בגד פשוט ומתוחכם מהמלתחה שלך

גם אם החברה שלך או הלקוחות שאליהם אתה מציב הם לא פורמליים ונינוחים בעקביות, עליך להשתתף בפגישה בלבוש חכם. זה יראה שאכפת לך ושאתה לוקח את הפגישה ברצינות, בעוד שתלבושת של slapdash יכולה לגרום לך להיראות כאילו לא הכנת את המצגת שלך, אפילו אם בילית את זה כל הלילה או השבוע. מומחי אופנה ועסקים מסכימים כי הבחירה הסרטוריאלית הנסיונית ביותר לפגישה ללא קשר למין היא חליפה.

  • עדיף צבע כהה כמו נייבי או שחור. אם הפגישה לא פורמלית יותר, אתה יכול לדלג על העניבה או להלביש את החליפה עם אביזרים מזדמנים יותר.
  • אם פרסת את הארון שלך ולא מצאת שום דבר מתאים, פנה לחברים או למשפחה לייעוץ. יכול להיות שיש להם רעיון כיצד לאלתר הרכב או יוכלו להלוות לך פריט מהארון שלהם. יותר גרוע מחמיר, אתה יכול לבקר במרכז הקניות המקומי שלך כדי לחפש זוג נעלי בית במחירים נוחים ובלייזר.
היכונו לפגישה שלב 13
היכונו לפגישה שלב 13

שלב 7. תתעורר מוקדם

לחיצה על נודניק על האזעקה ולאחר מכן למהר לעבודה תותיר את עצביך מוטרדים ומחשבותיך לא מאורגנות. הימנע מגורם פיצול זה על ידי התעוררות ועולה זמן רב לפני קביעת הפגישה שלך. לקחת את הזמן שלך להתלבש, לשתות קפה ולהשלים את שגרת הבוקר שלך בנחת יאפשר לך למקד את המחשבות שלך ולהיכנס לחשיבה חיובית.

כמה מומחים טוענים כי שיטות פולחניות-אפילו אמונות טפלות בעלות היגיון לא הגיוני-יכולות להשפיע לטובה על הביצועים. אז, גם אם זה נראה טיפשי, אתם מוזמנים ללבוש את גרבי המזל שלכם, להאזין לשיר האהוב עליכם או לנשק את מזכרת המזל שלכם לפני היציאה לדרך

היכונו למפגש שלב 14
היכונו למפגש שלב 14

שלב 8. אכלו ארוחת בוקר עשירה בחלבון

מחקרים הראו כי לאכילת ארוחת בוקר בריאה מלאה בחלבון יש השפעה רבה על שאר היום. בנוסף להשאיר אותך שבע למשך פרק זמן ארוך יותר, הוא גם מגביר את חילוף החומרים שלך ומקדם שמירה על שרירים בריאים.

בנוסף, מזונות עשירים בפשתן וחומצה פולית הוכחו כמסייעים לעורר את תפקוד המוח, כך שהעמסה על דגני בוקר וחטיפי ארוחת בוקר יכולה לעזור לך לדבר בצורה שוטפת ויצירתית יותר במהלך הפגישה שלך

היכונו למפגש שלב 15
היכונו למפגש שלב 15

שלב 9. להיכנס למסגרת נפשית חיובית

לאחר שעשית את כל עבודת הרגליים עבור המצגת שלך, עליך להביא את עצמך למרחב הראש הנכון. אתה יכול לעבור את המצגת שלך במהירות, אך חשוב מכך, עליך לחזק את מצב הרוח והביטחון שלך. עשה זאת על ידי דיבור לעצמך בצורה מעודדת וחיובית; למשל, תזכיר לעצמך כמה עבודה עשית וכמה אתה גאה במאמץ למרות מה שקורה בפגישה.

בנוסף, נסה לדמיין את עצמך מחייך ומרגיש הקלה ושמחה לאחר המצגת. תמונות חיוביות כאלה יכולות להשפיע רבות על הביצועים שלך

שיטה 3 מתוך 3: זיהוי שאלות למפגש מידע

היכונו לפגישה שלב 16
היכונו לפגישה שלב 16

שלב 1. שקול לבקש מאנשי מקצוע לפגישת מידע

אם אתה פוגש מישהו עם עבודה טובה בתעשייה שאתה מעוניין בה, או אם יש לך מכר או מנהל במשרד שבו אתה מתמחה, אולי תרצה לקיים איתו פגישת מידע. פגישת הסברה-הידועה גם כראיון אינפורמטיבי-היא שיחה עם הפניה או מכר שיכולה לשמש עבורכם משאב מקצועי. אתה יכול לשאול את האדם על הניסיון שלו, התחום שלו וכל עצה שיש להם למועמדים שמנסים להיכנס לתחום.

כאשר בוחנים את מי לבקש ראיון או אם לשאול אדם ספציפי או לא, נסו לרשום מה אתם רוצים להשיג ואיזה מידע אתם מחפשים. לדוגמה, האם אתה מתעניין בעיקר בייעוץ אסטרטגי לחומרי יישום, או שאתה רק רוצה קצת מידע כללי על התחום על מנת לקבוע את העניין שלך בקריירה בענף? מענה על שאלות מסוג זה יעזור לך לקבוע מי יהיה מרואיין טוב והאם מועמד ספציפי יועיל לך או לא

היכונו לפגישה שלב 17
היכונו לפגישה שלב 17

שלב 2. בקש פגישה

כשאתה מבקש מאיש קשר או מכר לראיון הסברה, עליך לציין במפורש את הביטוי 'פגישת מידע' או 'ראיון אינפורמטיבי'. אם אינך מבקש זאת באופן ספציפי, האדם עשוי להופיע כמשקאות לא פורמליים או לשיחה ידידותית ואז ירגיש מטושטש או נתפס מחוץ לשמירה כאשר אתה מתחיל לשאול שאלות רציניות.

  • לדוגמה, אם פגשת מישהו במסיבה או באירוע רשת ופטפטת קצת, אמור משהו כמו, "יש לי הרבה שאלות על התחום והניסיון שלך בו-האם אכפת לך לשתות קצת קפה ולשתות. פגישת הסברה איתי?"
  • אם אין לך הזדמנות לשאול אותם באופן אישי, תוכל ליצור קשר באמצעות דוא"ל או טלפון. רק הקפד להיות תמציתי ומנומס, כך שהם לא ירגישו עמוסים על הבקשה.
היכונו למפגש שלב 18
היכונו למפגש שלב 18

שלב 3. בחר הגדרה וזמן שנוחים ליצירת הקשר שלך

אף על פי שהאדם המעניק לך פגישת מידע עשוי לשמח לעזור לך, הוא עדיין עושה לך טובה בכך שהוא נותן לך קצת זמן מיום העבודה. המשמעות היא שעליך להפוך את הפגישה לנוחה ככל האפשר עבורם, וללא זמן רב יותר מ-15-30 דקות.

  • בדוק עם המרואיין באיזו שעה ביום-למשל, במהלך הפסקת הצהריים או לאחר העבודה-ואיזה סוג של מקום-למשל, בית קפה או המשרד שלהם-הם מעדיפים.
  • עליך גם ליידע אותם שאמנם פגישה אישית תהיה מצוינת, אך גם שיחה טלפונית או מקוונת היא בסדר גמור. שיקול זה מראה שאתה מכבד את זמנם ושמח לקבל כל מיני עזרה שהם מוכנים להעניק.
היכונו לפגישה שלב 19
היכונו לפגישה שלב 19

שלב 4. הכינו שיעורי בית

לאחר שקבעת פגישה עם איש הקשר שלך, חקור את הרקע שלהם כמיטב יכולתך. זה יעזור לך להבין כיצד לפנות אליהם, כמו גם איזה מידע הם יכולים לתת לך. לדוגמה, גלה באיזה מסלול קריירה הם הלכו ומהם הפרויקטים והתפקידים העיקריים שלהם כרגע.

שאלת שאלות ספציפיות תראה גם את העניין וההתלהבות שלך. יש להימנע מחנופה מהשורה הראשונה, אבל משהו כמו, "המנהל הזקן שלי אמר שלמדה כל כך הרבה על הפיכת פרויקט התשוקה שלך לחברה בת קיימא-איך התחלת בכלל?" יכול לשמן את הגלגלים ולהפוך את הסיכוי של המרואיין ללכת קילומטר נוסף כדי לעזור לך

היכונו למפגש שלב 20
היכונו למפגש שלב 20

שלב 5. צור רשימת שאלות לפגישה שלך

לאחר שזיהית את מטרותיך, צור תכנית לפגישה שתשיג מטרות אלה. רשמו את השאלות שאתם רוצים לשאול והכניסו אותן לסדר אסטרטגי. התחמם עם שאלות כלליות המראות את סקרנותך, כגון "איך התחלת בתחום הזה?" ו"אילו פרויקטים אתה עובד כרגע? " משם, המשך לשאלות ספציפיות יותר, כגון "אילו כישורים או כישורים עלי להדגיש בבקשה שלי?" או "כיצד עלי להתכונן לראיון הקרוב שקבעתי?"

אתה לא צריך לקרוא את סדר היום הזה בפגישה אם זה גורם לך להרגיש מביך, אבל אתה צריך להביא אותו איתך כדי לבדוק מדי פעם ולוודא שאתה לא מדלג על שום דבר שרצית לשאול

היכונו למפגש שלב 21
היכונו למפגש שלב 21

שלב 6. כתוב הצהרה אישית

אולי אפילו יותר מאשר לחפש מידע ועצות מפגישת מידע, אתה מנסה לעשות רושם חיובי על המרואיין שלך. אתה רוצה לתת לאיש הקשר שלך סיכום קצר של מי שאתה, מה מייחד אותך ומה מעניין אותך. זה יגרום לסבירות גבוהה יותר שהם יזכרו אותך בהמשך אם ייפתח מקום פנוי רלוונטי במשרד שלהם. או שהם פוגשים מישהו שיכול להועיל לך.

על מנת לעשות זאת ביעילות, רשום פסקה או רשימת נקודות על עצמך שתוכל לציין בזמן המתאים במהלך הפגישה. זה יעזור להפוך את הרושם שלך לבלתי נשכח יותר, כמו גם להכין אותך עם תשובות לכל השאלות שהמרואיין מציב בפניך

היכונו למפגש שלב 22
היכונו למפגש שלב 22

שלב 7. הביאו פגישה, עט ופנקס רזומה מעודכן

אחד הדברים החשובים ביותר שעליך לעשות בפגישת הסברה הוא הבעת עניין בייעוץ ובמומחיות של האדם. אתה יכול לעשות זאת על ידי הגעת מוכן עם עט ונייר ורישום הערות במהלך הפגישה, וכן בעל רזומה מעודכן בהישג יד אם האדם מבקש זאת. אמצעי הכנה אלה מצביעים על כך שאתה רציני לגבי הפגישה המתקיימת, מכבד את המומחיות של האחר ומקצועי בנוגע לטיפול ועיבוד מידע חדש.

היכונו לפגישה שלב 23
היכונו לפגישה שלב 23

שלב 8. התלבש בצורה מקצועית

סביר להניח שאתה לא צריך ללבוש חליפת עסקים-אלא אם כן אתה פוגש את איש הקשר במשרד הארגוני הרשמי שלהם לראיון הסברה, אבל אתה צריך ללבוש משהו חכם ומורכב בכל מקרה. שמלת יום מלוטשת או כפתורים ומכנסיים לחוצים היטב יסמנו למרואיין שלך כי חיברת את חייך וכי אכפת לך לעשות רושם טוב.

הימנעו במיוחד מג'ינס, חולצות ונעלי התעמלות, כיוון שבגדים אלה יכולים לגרום לכם להיראות שאפילו לא טרחתם להפריע לשגרה הרגילה שלכם כשהתכוננו לפגוש את איש הקשר

מוּמלָץ: