איך כותבים הליך הפעלה רגיל: 15 שלבים

תוכן עניינים:

איך כותבים הליך הפעלה רגיל: 15 שלבים
איך כותבים הליך הפעלה רגיל: 15 שלבים

וִידֵאוֹ: איך כותבים הליך הפעלה רגיל: 15 שלבים

וִידֵאוֹ: איך כותבים הליך הפעלה רגיל: 15 שלבים
וִידֵאוֹ: ככה זה כשיש לך חברה רוסיה 2024, מרץ
Anonim

הליך הפעלה רגיל (SOP) הוא מסמך המורכב ממידע צעד אחר צעד כיצד לבצע משימה. ייתכן שיהיה עליך לשנות ולעדכן SOP קיים, או שאתה עשוי להיות בתרחיש שבו עליך לכתוב אחד מאפס. זה נשמע מרתיע, אבל זה באמת רק רשימה. עיין בשלב 1 בכדי לגרום לכדור להתגלגל.

צעדים

חלק 1 מתוך 3: עיצוב ה- SOP שלך

כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 1
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 1

שלב 1. בחר את הפורמט שלך

אין דרך נכונה או לא נכונה לכתוב SOP. עם זאת, כנראה שלחברה שלך יש מספר SOPs שאליהם תוכל לפנות להנחיות עיצוב, המפרט כיצד הם מעדיפים את זה. אם זה המצב, השתמש ב- SOPs הקיימים כתבנית. אם לא, יש לך כמה אפשרויות:

  • פורמט צעדים פשוטים. זה מיועד להליכים שגרתיים קצרים, בעלי מעט תוצאות אפשריות והוגנים לענין. מלבד התיעוד והנחיות הבטיחות הדרושים, זוהי בעצם רק רשימה של כדורים פשוטים שאומרים לקורא מה עליו לעשות.
  • פורמט צעדים היררכי. בדרך כלל מדובר בהליכים ארוכים - כאלו עם יותר מעשרה שלבים, הכוללים כמה החלטות לקבל, הבהרה ומינוח. בדרך כלל זוהי רשימת השלבים העיקריים, כולם עם שלבי משנה בסדר מסוים מאוד.
  • פורמט תרשים זרימה. אם ההליך דומה יותר למפה עם מספר אינסופי כמעט של תוצאות אפשריות, תרשים זרימה עשוי להיות ההימור הטוב ביותר שלך. זהו הפורמט שעליו לבחור כאשר התוצאות לא תמיד ניתנות לחיזוי.
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 2
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 2

שלב 2. התייחס לקהל שלך

ישנם שלושה גורמים עיקריים שיש לקחת בחשבון לפני כתיבת ה- SOP שלך:

  • הידע הקודם של הקהל שלך. האם הם מכירים את הארגון שלך ואת נהליו? האם הם מכירים את הטרמינולוגיה? השפה שלך צריכה להתאים לידע ולהשקעה של הקורא.
  • יכולות השפה של הקהל שלך. האם יש סיכוי שאנשים שאינם דוברי שפתך "יקראו" את ה- SOP שלך? אם זו בעיה, כדאי לכלול הרבה תמונות ודיאגרמות עם הערות.
  • גודל הקהל שלך. אם מספר אנשים בבת אחת קוראים את ה- SOP שלך (אלה בתפקידים שונים), עליך לעצב את המסמך יותר כמו שיחה בהצגה: משתמש 1 משלים פעולה, ואחריו משתמש 2, וכן הלאה וכן הלאה. כך יכול כל קורא לראות כיצד הוא גלגל שיניים אינטגרלי במכונה המשומנת היטב.
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 3
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 3

שלב 3. שקול את הידע שלך

מה שזה מסתכם בו הוא זה: האם אתה האדם הטוב ביותר שכתב את זה? האם אתה יודע מה כולל התהליך? איך זה יכול להשתבש? איך להפוך את זה לבטוח? אם לא, אולי מוטב שתמסור אותו למישהו אחר. SOP כתוב בצורה גרועה-או, מה שכן, לא מדויק-לא רק יפחית את הפרודוקטיביות ויוביל לכישלונות ארגוניים, הוא גם יכול להיות לא בטוח ולהשפיע לרעה על כל דבר מהצוות שלך לסביבה. בקיצור, זה לא סיכון שאתה צריך לקחת.

אם זהו פרויקט שהוקצה לך ואתה מרגיש שנאלץ (או מחויב) להשלים אותו, אל תתבייש לבקש עזרה ממי שמסיים את ההליך על בסיס יומי. עריכת ראיונות היא חלק רגיל בכל תהליך יצירת SOP

כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 4
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 4

שלב 4. החליטו בין SOP קצר או ארוך

אם אתה כותב או מעדכן SOP לקבוצה של אנשים המכירים פרוטוקול, טרמינולוגיה וכו ', ופשוט תרוויח מ- SOP קצר וזריז שדומה יותר לרשימת ביקורת, תוכל לכתוב אותו בצורה קצרה..

מלבד מטרה בסיסית ומידע רלוונטי (תאריך, מחבר, תעודת זהות וכו '), זוהי למעשה רק רשימה קצרה של שלבים. כשאין צורך בפרטים או הבהרות, זו הדרך

כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 5
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 5

שלב 5. זכור את מטרת ה- SOP שלך

מה שברור הוא שיש לך נוהל בארגון שלך שממשיך לחזור על עצמו שוב ושוב. אך האם יש סיבה ספציפית לכך ש- SOP זה שימושי במיוחד? האם זה צריך להדגיש את הבטיחות? אמצעי תאימות? האם הוא משמש לאימונים או על בסיס יומיומי? להלן מספר סיבות מדוע ה- SOP שלך נחוץ להצלחת הצוות שלך:

  • כדי לוודא שהתקנים עומדים בתקנים
  • למקסם את דרישות הייצור
  • כדי להבטיח שלתהליך אין השפעה שלילית על הסביבה
  • כדי להבטיח בטיחות
  • כדי להבטיח שהכל יתנהל לפי לוח הזמנים
  • כדי למנוע כשלים בייצור
  • לשמש כמסמך הדרכה

    אם אתה יודע מה ה- SOP שלך צריך להדגיש, יהיה קל יותר לבנות את הכתיבה סביב נקודות אלה. קל יותר גם לראות עד כמה SOP שלך חשוב

חלק 2 מתוך 3: כתיבת ה- SOP שלך

כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 6
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 6

שלב 1. כסו את החומר הדרוש

באופן כללי, SOPs טכניים יהיו מורכבים מארבעה אלמנטים מלבד ההליך עצמו:

  • שַׁעַר. זה כולל 1) כותרת ההליך, 2) מספר זיהוי SOP, 3) תאריך ההנפקה או התיקון, 4) שם הסוכנות/האגף/הסניף שעליו חל ה- SOP, ו- 5) חתימותיהם של אלה שהכינו ומאושר על ידי ה- SOP. ניתן לעצב את זה כרצונך, כל עוד המידע ברור.
  • תוכן העניינים. זה נחוץ רק אם ה- SOP שלך ארוך למדי, ומאפשר קל להתייחסות. מתווה סטנדרטי פשוט הוא מה שתמצא כאן.
  • אבטחת איכות/בקרת איכות. הליך אינו הליך טוב אם לא ניתן לבדוק אותו. ספק את החומרים והפרטים הדרושים כדי שהקורא יוכל לוודא שהוא השיג את התוצאות הרצויות. זה עשוי לכלול מסמכים אחרים, כגון דוגמאות להערכת ביצועים.
  • התייחסות. הקפד לרשום את כל ההפניות המצוטטות או המשמעותיות. אם אתה מתייחס ל- SOPs אחרים, הקפד לצרף את המידע הדרוש בנספח.

    לארגון שלך עשוי להיות פרוטוקול שונה מזה. אם יש כבר SOPs קיימים שאפשר להתייחס אליהם, זנח את המבנה הזה והיצמד למה שכבר קיים

כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 7
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 7

שלב 2. לצורך ההליך עצמו, הקפד לכסות את הדברים הבאים:

  • היקף וישימות. במילים אחרות, תאר את מטרת התהליך, גבולותיו וכיצד הוא משמש. כלול תקנים, דרישות רגולטוריות, תפקידים ואחריות ותשומות ותפוקות.
  • מתודולוגיה ונהלים.

    בשר הגיליון - רשום את כל השלבים עם הפרטים הדרושים, כולל מה הציוד הדרוש. כסה הליכים רציפים וגורמי החלטה. התייחסו ל"מה אם "וההפרעות האפשריות או שיקולי הבטיחות.

  • הבהרת המינוח. זהה ראשי תיבות, קיצורים וכל הביטויים שאינם בשפה השגורה.
  • אזהרות בריאות ובטיחות. להיות רשום בחלק משלו ולצד השלבים שבהם מדובר בבעיה. אין להחליק על סעיף זה.
  • ציוד ואספקה.

    רשימה מלאה של מה שצריך ומתי, היכן ניתן למצוא ציוד, תקני ציוד וכו '.

  • זהירות והפרעות. בעיקרון, פרק לפתרון בעיות. סקר מה יכול להשתבש, ממה צריך להיזהר ומה עלול להפריע למוצר הסופי והאידיאלי.

    • תן לכל אחד מהנושאים הללו את הסעיף שלו (המסומן בדרך כלל במספרים או באותיות) כדי למנוע מ- SOP להיות מלוכלך ומבלבל ולאפשר התייחסות קלה.
    • זו בשום אופן לא רשימה ממצה; זהו רק קצה הקרחון הפרוצדוראלי. הארגון שלך עשוי לציין היבטים אחרים הדורשים תשומת לב.
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 8
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 8

שלב 3. הפוך את הכתיבה שלך לתמציתית וקלה לקריאה

הסיכויים הם שהקהל שלך לא בוחר לקרוא את זה בשביל הכיף. אתה רוצה לשמור את זה קצר וברור - אחרת תשומת הלב שלהם תסטה או שהם ימצאו את המסמך אדיר וקשה לתפיסה. באופן כללי, שמור על המשפטים שלך קצרים ככל האפשר.

  • הנה דוגמא גרועה: הקפד לנקות את כל האבק מפירות האוויר לפני שתתחיל להשתמש בהם.
  • הנה דוגמא טובה: שואב את כל האבק מפירות האוויר לפני השימוש.
  • באופן כללי, אל תשתמש ב"את ". זה צריך להיות מרומז. דבר בקול הפעיל והתחל את המשפטים שלך בפעלים פקודה.
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 9
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 9

שלב 4. במידת הצורך, ראיין את הצוות המעורב בתהליך כיצד הם מבצעים את המשימה

הדבר האחרון שאתה רוצה לעשות הוא לכתוב SOP שהוא פשוט לא מדויק. אתה מתפשר על בטיחות הצוות שלך, על היעילות שלהם, על הזמן שלהם, ואתה לוקח תהליך מבוסס ולא מתייחס לזה - משהו שחברי הצוות שלך עשויים למצוא קצת פוגעני. אם אתה צריך, שאל שאלות! אתה רוצה לתקן את זה.

כמובן, אם אינך יודע, שאל מספר מקורות המכסים את כל התפקידים והאחריות. חבר צוות אחד אינו רשאי לפעול על פי נהלי הפעלה סטנדרטיים או אחר עשוי להיות מעורב רק בחלק מהמעשה

כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 10
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 10

שלב 5. פרק נתחי טקסט גדולים בעזרת תרשימים ותרשימי זרימה

אם יש לך שלב או שניים שמפחידים במיוחד, הקל על קוראיך בעזרת תרשים או תרשים כלשהו. זה מקל על הקריאה ונותן למוח הפסקה קצרה מניסיון להבין את כל זה. וזה ייראה שלם וכתוב יותר עבורך.

אל תכלול את אלה רק כדי להגדיל את כמות ה- SOP שלך; עשה זאת רק במידת הצורך או אם אתה מנסה לגשר על פער שפה

כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 11
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 11

שלב 6. ודא שבכל עמוד יש סימון של מסמך בקרה

SOP שלך הוא כנראה אחד מתוך הרבה SOPS - בגלל זה, אני מקווה שלארגון שלך יש סוג של מסד נתונים גדול יותר המקטלג הכל בתוך מערכת הפניה מסוימת. ה- SOP שלך הוא חלק ממערכת ההתייחסות הזו, ולכן צריך סוג קוד כלשהו כדי למצוא אותו. שם נכנס הסימון.

כל עמוד צריך להיות בעל כותרת או מזהה #קצר, מספר עדכון, תאריך ו"דף מספר #"בפינה הימנית העליונה (לרוב הפורמטים). יתכן שתזדקק להערת שוליים (או שיש לך אותה בהערת השוליים), בהתאם להעדפות הארגון שלך

חלק 3 מתוך 3: הבטחת הצלחה ודיוק

כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 12
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 12

שלב 1. בדוק את ההליך

אם אינך רוצה לבדוק את ההליך שלך, כנראה שלא כתבת אותו מספיק טוב. בקש ממישהו בעל ידע מוגבל בתהליך (או נציג של הקורא הרגיל) להשתמש ב- SOP שלך כדי להדריך אותו. באילו נושאים הם נתקלו? אם יש, פנה אליהם ובצע את השיפורים הדרושים.

  • עדיף שקומץ אנשים יבדקו את ה- SOP שלך. לאנשים שונים יהיו בעיות שונות, מה שמאפשר מגוון רחב של תגובות (בתקווה שימושיות)
  • הקפד לבדוק את ההליך על מישהו שמעולם לא עשה זאת בעבר. כל מי שיש לו ידע קודם יסתמך על הידע שלו כדי לעבור אותו ולא את העבודה שלך, ובכך להביס את המטרה.
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 13
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 13

שלב 2. בדקו את SOP על ידי מי שעושה את ההליך בפועל

בסופו של יום, זה לא ממש משנה מה הבוסים שלך חושבים על ה- SOP. אלה שבאמת עושים את העבודה הם החשובים להם. אז לפני שאתה מגיש את העבודה שלך לדרגות הגבוהות, הראה את הדברים שלך בפני אלה שיעשו (או יעשו) את העבודה. מה הם חושבים?

לאפשר להם להסתבך ולהרגיש שהם חלק מהתהליך יגרום להם יותר לקבל את ה- SOP הזה שאתה עובד עליו. ובהכרח יהיו להם כמה רעיונות נהדרים

כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 14
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 14

שלב 3. בדקו את SOP על ידי היועצים שלכם וצוות אבטחת האיכות

ברגע שהצוות נותן לך את הדרך להמשיך, שלח אותו ליועצים שלך. סביר להניח שיהיה להם פחות קלט על התוכן בפועל עצמו, אך הם יידעו אותך אם הוא עומד בדרישות העיצוב, אם יש משהו שפספסת, והפרוטוקול להפוך אותו לרשמי ולהזנת המערכת.

  • נתב את SOP לאישורים באמצעות מערכות ניהול מסמכים כדי להבטיח שבילי ביקורת של האישורים. זה ישתנה מארגון לארגון. בעיקרון, אתה רוצה שהכל יעמוד בהנחיות ותקנות.
  • חתימות יהיו נחוצות ולרוב הארגונים כיום אין בעיה לקבל חתימות אלקטרוניות.
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 15
כתוב הליך הפעלה סטנדרטי שלב 15

שלב 4. לאחר אישור, התחל ליישם את ה- SOP שלך

זה עשוי להיות כרוך בביצוע הכשרה רשמית לאנשי ההשפעה (למשל הכשרה בכיתה, הכשרה מבוססת מחשבים וכו ') או שזה יכול להיות שהנייר שלך נתקע בחדר האמבטיה. מה שזה לא יהיה, קבל את העבודה שלך שם! עבדת בשביל זה. זמן להכרה!

ודא ש- SOP שלך נשאר עדכני. אם הוא מתיישן אי פעם, עדכן אותו, קבל אישור ותיעוד של העדכונים וחלק מחדש את ה- SOP לפי הצורך. הבטיחות, הפרודוקטיביות וההצלחה של הצוות שלך חשובות

וידאו - על ידי שימוש בשירות זה, מידע מסוים עשוי להיות משותף עם YouTube

טיפים

  • ודא שהיסטוריית המסמכים מתועדת עבור כל שינוי גרסה.
  • בדוק אם קיימת גירסה ישנה של ה- SOP לפני שאתה כותב את שלך. אולי פשוט תוכל לבצע כמה שינויים מהירים. עם זאת, הקפד לתעד אותם!
  • השתמש באנגלית פשוטה כדי להסביר את השלבים.
  • בדוק את הבהירות. וודא שאין פרשנויות מרובות. הצג את ההליך בפני מישהו שאינו מכיר את התהליך ותן לו לספר לך מה הוא חושב שהוא אומר; אתה עלול להיות מופתע.
  • לגרום לאנשים לבדוק את המסמך שלך לפני קבלת אישור.
  • השתמש בתרשימי זרימה וייצוגים ציוריים כך שהקורא יהיה ברור לגבי התהליך.
  • זכור לערב את בעלי העניין במידת האפשר, כך שהתהליך המתועד הוא התהליך בפועל.

מוּמלָץ: