כיצד לחבר מייל עסקי למישהו שאינך מכיר

תוכן עניינים:

כיצד לחבר מייל עסקי למישהו שאינך מכיר
כיצד לחבר מייל עסקי למישהו שאינך מכיר

וִידֵאוֹ: כיצד לחבר מייל עסקי למישהו שאינך מכיר

וִידֵאוֹ: כיצד לחבר מייל עסקי למישהו שאינך מכיר
וִידֵאוֹ: 5 שיטות לפתח שיחה זורמת עם כל אחד בקלות | איך ליצור שיחה עם אנשים 2024, מרץ
Anonim

כאשר אתה עובד בעסקים, ייתכן שתצטרך לעתים קרובות לכתוב הודעת דוא ל למישהו שאינך מכיר. למרות שזה קצת מביך, זה חלק מהחיים המקצועיים. ישנם כללי נימוס מסוימים שעליך להקפיד עליהם בעת שליחת מייל מקצועי לזר.

צעדים

חלק 1 מתוך 3: תחילת המייל

חיבור דוא
חיבור דוא

שלב 1. בצע את המחקר שלך

יש מגוון מידע שעליך לדעת לפני חיבור מייל לזר. לפני שתתחיל להקליד, תסתכל מהר באתר של החברה שבה הנמען עובד.

  • אם אינך יודע את כתובת הדוא"ל של הנמען, ניתן למצוא זאת על ידי סריקת אתר החברה. אם אין כתובת דוא"ל ברשימה, היזהר מפנייה לאדם באמצעות הדוא"ל. ייתכן שתרצה לבחור באות פיזית במקום זאת.
  • אם תכננת לשאול שאלות בדוא"ל, בדוק אם האתר עונה על שאלות אלו. אתה לא רוצה ליצור את הרושם שאתה עצלן ולא הקדשת זמן לקרוא אתר אינטרנט לעומק.
  • וודא שאתה יוצר קשר עם האדם הנכון. אנשים רבים מתחילים הודעות דוא"ל במשהו כמו, "אני לא בטוח אם אתה האדם הנכון לשאול, אבל …" זה נחשב לא מקצועי ולא מכבד את הזמן של הנמען. אם אינך יודע למי לפנות, המתן עד הדוא"ל עד שתוכל להבין את המידע הזה.
חיבור דוא
חיבור דוא

שלב 2. כתוב שורת נושא תיאורית

שורת הנושא שלך צריכה להעביר את הסיבות המדויקות שלך לשליחת הדוא"ל. לעתים קרובות מתעלמים או מתעלמים ממיילים של אנשים זרים. שורת נושא מוצקה מפחיתה את הסיכוי שהדוא"ל שלך יעבור.

  • השתמש בכמה מילים כדי לומר על מה המייל. השתמש בכמה שיותר פרטים כדי לכלול אותם ב -4 או 5 מילים. לדוגמה, "מפגש בשעה 10 בבוקר על מחשבים חדשים" עדיף על "מפגש בבוקר הזה".
  • שורות נושא לא ברורות, כגון "שלום" ו"היי ", נקראות לעיתים בטעות כספאם ומנותבות לתיקיית הספאם של הנמען.
  • השתמש בדוא"ל מקצועי, מכיוון שהדוא"ל שלך יופיע לצד שורת הנושא. השתמש בדוא"ל שמשתמש בשמך המלא ולא בדואר שמשתמש בפרסונה או בביטוי מעורפל.
  • לעולם אל תשתמש בכל הכותרות בשורת נושא הדוא"ל, גם אם הדוא"ל דחוף. זה יוצא כצעקות, שאפשר לפרש אותן כעוינות.
חיבור דוא
חיבור דוא

שלב 3. החליטו כיצד לפנות לנמען

זה יכול להיות מסובך אם אתה שולח דואר אלקטרוני לזר, מכיוון שאולי אינך יודע את שמו המועדף. עם זאת, ישנם מספר קווים מנחים שיכולים לסייע לך להימנע מטעויות.

  • אם אינך יודע את שמו של האדם, הימנע מביטויים רשמיים מדי כמו: "למי זה עשוי לדאוג" או "אדוני/העלמה היקרה". גם אל תלך יותר מדי באגביות. "היי" הוא לא מקצועי מדי עבור מייל עסקי. אולי עדיף שתתחיל את הודעת האימייל עם "שלום" פשוט.
  • אם אתה יודע את שמו של האדם, הקפד לאיית אותו נכון. בדוק את האיות כמה פעמים, מכיוון שקל לחמוק אם מעולם לא שלחת לאדם דוא"ל לפני כן.
  • השתמש ב"מר " ו"גברת " ואחריו רק שם המשפחה של האדם. לדוגמה, אם אתה שולח דוא"ל לג'יין הארט, התחל את הדוא"ל שלך עם "גב 'הארט היקרה" במקום "גב' ג'יין הארט היקרה".
  • לעולם אל תניח הנחות לגבי מצבה המשפחתי של האישה. אם אתה מכיר את מצבה המשפחתי, עדיין עדיף להימנע ממסב תשומת לב אליו במייל מכיוון שהוא אינו רלוונטי לעולם העסקים. היצמד ל"גברת "ולעולם אל תשתמש ב"מיס" או "גברת" אלא אם כן הנמען משתמש בהצדעות אלה בעצמה.
  • אם למישהו יש דוקטורט, ראוי להשתמש ב"ד"ר "בעת פנייה אליו.
חיבור דוא
חיבור דוא

שלב 4. זהה את עצמך ואת החברה שאתה מייצג

זכור, כאשר אתה שולח דוא"ל עסקי אתה מייצג את מקום עבודתך. במשפט הראשון שלך, זהה את עצמך ואת החברה שלך. לדוגמה, הודעת דואר אלקטרוני יכולה להתחיל, "גב 'הארט היקרה, שמי ג'ון דוסון ואני עובד בשיווק ב- Wilson Technologies".

חלק 2 מתוך 3: כתיבת המייל

חיבור דוא
חיבור דוא

שלב 1. שמור על זה קצר ולעניין

על ידי הגעה לעניין וזיהוי ברור של מטרתך, אתה מציג דימוי מקצועי שייקח ברצינות על ידי הקורא. זה גם מגדיל את הסבירות שהודעת הדוא ל שלך תקרא ותגיב אליה באופן מיידי, מכיוון שאנשים דוחים את ההתמודדות עם תגובות מופרכות מדי.

  • לאחר שתזהה את עצמך ואת החברה שלך, המשפט הבא שלך אמור להסביר את מטרת הדוא"ל. עדיף לציין את המקרה שלך בתוך שני משפטים.
  • להיות חיובי. גם אם אתה כותב כדי להתמודד עם תלונה או חשש, היה אדיב ומכבד לאורך כל האימייל. אל תעשה בוסים בפה, חברות אחרות או עובדים, מכיוון שהדבר משקף אותך בצורה גרועה.
  • כשאתה מופיע במכתבי כיסוי, זה סטנדרטי לכלול מידע רקע בסיסי על עצמך אם אתה שולח דוא"ל בשם חברה. השאר את המידע הזה בחוץ. כל שעליך לעשות הוא לציין את שמך ואת מיקומך בחברה לפני שתמשיך למטרה של המייל.
חיבור דוא
חיבור דוא

שלב 2. השתמש בפרוזה פשוטה וישירה

דוא ל עסקי צריך להיות קל לקריאה ככל האפשר. המשמעות היא שימוש בשפה ברורה שקל להבנה.

  • בחר את הקול הפעיל על פני הקול הפסיבי. לדוגמה, אל תגיד, "תזכיר נשלח אליך על ידי הבוס שלי, ג'יימס פיטרסון." במקום זאת אמור, "הבוס שלי, ג'יימס פיטרסון, שלח לך תזכיר."
  • הימנע מז'רגון ומונחים טכניים, גם אם מונחים כאלה נמצאים בשימוש רב בחברתך. בחר באנגלית פשוטה וביטויים נפוצים.
  • השתמש במשפטים קצרים. סלק חיבורים במידת האפשר ופרק משפטים ארוכים. לדוגמה, "לא שמענו ממך לגבי התזכיר ורצינו לעקוב כדי לוודא שהבנת את המידע". זה ייאמר טוב יותר כ: "לא שמענו ממך לגבי התזכיר. רצינו לעקוב כדי לוודא שהבנת את המידע."
  • השתמש בדקדוק נכון, כתיב ופיסוק. בדוק את האיות והגהה את כל הודעות האימייל לפני לחיצה על כפתור השליחה.
חיבור דוא
חיבור דוא

שלב 3. דע ממה להימנע מלשלוח

ישנם כללי נימוס מסוימים לגבי מה שיש להעביר באמצעות דואר אלקטרוני. הבינו ממה להימנע מלשלוח לפני שתפנו למישהו.

  • קבצים מצורפים הם בסדר אם אתה שולח דוא"ל בנוגע למידע שהתבקש במיוחד, אך אל תשלח קבצים מצורפים לזרים ללא התראה.
  • הימנע מצורפים וקבצים גדולים מדי. אם יש צורך בשליחת מידע כזה, שלח הודעת דוא"ל לפני כן על מנת לתת לנמען בעניין.
  • אין להשתמש בחתימה ארוכה מדי. באופן אידיאלי, החתימה שלך צריכה לכלול רק את שמך, כתובת הדואר שלך, כתובת הדוא"ל שלך ומספר הטלפון שלך. אם תרצה, ראוי לכלול גם את שם התפקיד שלך.
  • אין לכלול גרפיקה או רקע. הם נוטים לסתום את זיכרון הדוא"ל ולהיות בלתי מקצועיים במסגרת עסקית.

חלק 3 מתוך 3: סיום הדוא"ל

חיבור דוא
חיבור דוא

שלב 1. תן לנמען הנחיות כיצד להגיב

לקראת סוף הודעת הדוא ל, ספק הנחיות כיצד יכול הנמען לבצע מעקב.

  • ציין בנימוס מסגרת זמן שבה תרצה לשמוע חזרה. לדוגמה, "אם תוכל לחזור אליי עד סוף היום מחר, אעריך זאת מאוד."
  • כלול כל פרטי התקשרות לפי הצורך. אתה יכול פשוט לומר, "זהו המייל הטוב ביותר שאליו ניתן להגיע אלי" או לבקש שיחת טלפון ולכלול את המספר שלך.
  • היה ספציפי לגבי מה שאתה רוצה מהנמען. אל תגיד פשוט, "אני מקווה לשמוע ממך בקרוב". במקום זאת, אמור, "אני מקווה לשמוע ממך בקרוב כדי שנוכל לדון בלוגיסטיקה של המעבר למערכת מחשבים חדשה".
חיבור דוא
חיבור דוא

שלב 2. השתמש במשלוח מתאים

לפני שמך תהיה צורה של פרידה. בחר עסק מתאים לשלוח את הדוא ל שלך.

  • אל תשתמש במקף ואז כלול את שמך. הדבר מתבטא כבלתי פורמלי מדי, כמו גם סימונים כמו "להתראות" ו"תרגע ". עדיף להימנע מהרגשות אמוציונים, כמו פרצופים.
  • בדוא"ל עסקי, משהו כמו "הטוב ביותר" או "כל הטוב" מתאים כיוון שהוא ידידותי מבלי לוותר על מקצועיות. "בכנות" היא אופציה טובה נוספת, אך עשויה להיראות מחניקת.
  • "תודה" ו"תודה "מתאימות גם הן, אך יש להימנע מהן אם אינך מבקש מהנמען לבצע משימה או חובה ספציפית.
חיבור דוא
חיבור דוא

שלב 3. מעקב

עולם העסקים עסוק. אם אינך שומע מהנמען במסגרת זמן מתאימה, יש לשלוח הודעת דואר אלקטרוני.

  • אם מישהו לא עונה, סביר להניח שזה לא היה בכוונה. הודעות דוא"ל מגובות ולעתים קרובות, גם אם אתה פועל לפי פרוטוקול מתאים, דברים מסתכמים בטעות במסנן דואר זבל.
  • הודעת דוא"ל להמשך צריכה להיות תשובה ישירה להודעת דוא"ל שכבר שלחת. היו מנומסים, התחילו במשהו כמו, "אני יודע שאתה כנראה עסוק מאוד, אבל רק רציתי לוודא שקיבלת את הדוא"ל שלי". לאחר מכן חזור על נושא ההודעה המקורית בקצרה.

עזרה בכתיבת דוא"ל

Image
Image

הפנייה לדוא ל לאדם לא ידוע

תמיכה ב- wikiHow ו לפתוח את כל הדגימות.

Image
Image

ברכות עסקיות מתאימות

תמיכה ב- wikiHow ו לפתוח את כל הדגימות.

Image
Image

דואר אלקטרוני עם פרופסור שאינך מכיר

תמיכה ב- wikiHow ו לפתוח את כל הדגימות.

מוּמלָץ: